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Seguimiento de la asistencia de los empleados y nómina: lo que todo empresario necesita saber

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Es difícil realizar un seguimiento de los empleados y el tiempo que pasan en el trabajo, más aún si sus operaciones abarcan todo el mundo. Descubra cómo puede realizar un seguimiento de todos y consolidar la nómina independientemente de la ubicación o el horario con los últimos consejos técnicos.

Métodos de seguimiento de la asistencia in situ

Quizás recuerde los grandes relojes metálicos perforados del siglo pasado, que literalmente marcaban el tiempo del empleado dentro y fuera en una tarjeta de tiempo gruesa. La tecnología ha avanzado mucho en el seguimiento del tiempo in situ. Los dueños de negocios tienen múltiples opciones para los sistemas de asistencia de los empleados, algunos de los cuales incluso rastrean el movimiento del empleado en la ubicación.

Teclados numéricos

Los teclados numéricos vienen en formas mecánicas y digitales, y puede colocarlos directamente en las puertas o colocarlos en la pared junto a la puerta. A los empleados se les asigna un código numérico que deben usar para ingresar. Los sistemas integrados le permiten producir un informe sobre la hora de entrada de cada empleado.

Este método es útil para rastrear las horas de inicio y el acceso a áreas restringidas o asignadas. El inconveniente es que los empleados pueden hacer que otra persona use sus códigos para vencer al sistema si no se usa un sistema de videovigilancia secundario.

Relojes de perforación Plug-and-Play

Puede montar esta versión actualizada del reloj perforador en la pared y conectarse a través de WiFi directamente a su sistema de contabilidad. Debido a que estos sistemas están conectados, los empleados pueden registrar su entrada y salida en diferentes relojes en la misma ubicación o desde múltiples ubicaciones en su empresa.

Este método es ideal para los empleados que trabajan en múltiples ubicaciones físicas. Un posible inconveniente de estos sistemas es el gasto adicional de un servicio de suscripción, pero puede evitarlo utilizando una infraestructura interna o existente.

Deslizar tarjetas

Las tarjetas deslizantes se asemejan a las tarjetas de crédito y tienen una banda magnética en la parte posterior. Proporciona a los empleados una tarjeta codificada con la información de sus empleados. Luego, la tarjeta se pasa por una máquina de captura de datos al entrar o salir de un edificio o área. La máquina registra y envía los datos al servidor donde el personal autorizado puede recuperarlos.

Útil para enviar datos en tiempo real, este método se basa en el concepto de reloj de perforación al informar el acceso. Puede enviar los datos directamente a supervisores, auditores internos o su departamento de contabilidad y teneduría de libros. Pero al igual que el sistema de código numérico, si una tarjeta es robada o entregada a otro empleado, el seguimiento del tiempo puede no ser exacto sin un método de respaldo.

Tarjetas de proximidad

Al igual que las tarjetas magnéticas, las tarjetas de proximidad suelen ser del tamaño de una tarjeta de crédito y pueden imprimirse con la información de la tarjeta de identificación del empleado. Contienen un chip RFID que se identifica y registra cuando se encuentran cerca de un escáner RFID. Puede colocar los escáneres discretos en las paredes.

Las tarjetas de proximidad son beneficiosas cuando necesita un método de baja tecnología para recopilar información sobre el paradero de los empleados y el tiempo que pasan en áreas específicas porque no depende de Wi-Fi. Al igual que los métodos de código numérico y tarjeta magnética, las tarjetas de proximidad requieren un sistema de vigilancia de respaldo para garantizar la precisión.

Escáneres biométricos

Para evitar los problemas asociados con los códigos y las tarjetas, los escáneres biométricos utilizan los componentes físicos exclusivos del empleado para la identificación. Las huellas dactilares, las huellas de la palma de la mano y los escáneres del iris son las formas más populares de biometría porque se escanean fácilmente. Una vez que los empleados están registrados en el sistema, utilizan los datos biométricos asignados para marcar la entrada y salida y obtener acceso. Este método es más caro de instalar y mantener que otros, pero es más preciso y no requiere un sistema de vigilancia de respaldo.

Seguimiento de empleados móviles

No todos los empleados están asignados a un edificio o ubicación específicos. Los vendedores, los conductores de reparto y los proveedores de servicios son solo algunos de los empleados móviles que su empresa puede necesitar para realizar un seguimiento. Las aplicaciones móviles, los dispositivos portátiles, los sistemas de voz interactivos (IVR) y los registros web son todos los recursos que puede implementar para los empleados en movimiento. Puede enviar los datos de estos métodos directamente a su software de seguimiento del tiempo para proporcionar responsabilidad y facilitar la presentación de informes al controlador.

Implementación de software de seguimiento de asistencia de empleados

El simple hecho de saber a qué hora entra y sale un empleado es una simplificación excesiva del seguimiento de la asistencia de los empleados. Para realizar un seguimiento preciso del tiempo trabajado, hay muchas variables a considerar, que incluyen:

  • Tasa de pago, horas extraordinarias y tiempo libre pagado
  • Horas facturables, trabajo por contrato, tipos de cambio y tasas de comisión.
  • Pistas de auditoría requeridas para algunos mercados
  • Empleados en el sitio, remotos, con horario flexible o móviles

Muchos expertos recomiendan optar por una solución de software basada en la nube para proporcionar datos de nómina y asistencia completos, actualizados y precisos. Esta puede ser una solución viable para su empresa, especialmente si necesita conectar varias ubicaciones a un sistema. Los sistemas basados ​​en la nube ofrecen beneficios como:

  • Proporcionar acceso móvil
  • Creando sistemas intuitivos
  • Compartir datos fácilmente con servicios de contabilidad internos y externos
  • Automatización del cumplimiento normativo
  • Mantener los datos seguros
  • Integrarse fácilmente con QuickBooks

Antes de comprometerse con una solución de software, Noticias comerciales diarias recomienda buscar estas características para encontrar la que mejor se adapte a su empresa:

  • Capacidades para el seguimiento del tiempo
  • Opciones de devengo
  • Monitoreo de horas extraordinarias
  • Integración de programación
  • Informes personalizables
  • Facilidad de uso
  • Opciones de integración
  • Acceso móvil

Independientemente del tipo de software y sistema que decida, tenga en cuenta tanto a su controlador como a sus empleados a la hora de elegir. Los empleados remunerados son empleados felices, pero eso solo puede suceder si su controlador tiene la información de nómina necesaria para pagar a todos correctamente. ¿Se pregunta si su controlador tiene todo lo que necesita para analizar sus datos?

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