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Lo que las empresas en crecimiento deben saber sobre los impuestos sobre el empleo

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Contratar a su primer empleado (o finalmente darles a los fundadores un cheque de pago real) es un paso emocionante en un negocio. Si bien muchas empresas piensan detenidamente si pueden permitirse contratar empleados, es posible que no se den cuenta de cuán grandes son sus responsabilidades fiscales.

Si no retiene, declara y paga adecuadamente los impuestos sobre la nómina, su negocio podría correr el riesgo de ser cerrado por el gobierno. Esto es lo que debe hacer cuando esté listo para poner a su primer empleado en nómina.

Qué impuestos laborales debe cobrar

Los empleadores deben cobrar todos los impuestos federales y locales de sus empleados, incluidos los siguientes.

Impuestos federales sobre la renta

Retener impuestos federales sobre la renta basados ​​en los ingresos anuales de cada empleado. Utilice las tablas de retención del IRS para determinar cuánto retener.

Impuestos al Seguro Social y al Medicare

Los empleadores y los empleados comparten la responsabilidad de los impuestos al Seguro Social y al Medicare. Usted retiene aproximadamente la mitad de los impuestos del salario del empleado y paga el resto del impuesto con sus propios fondos.

Usar Publicación 15 para determinar las cantidades exactas adeudadas.

Impuesto federal de desempleo

También debe pagar un Impuesto federal al desempleo (FUTA) de sus propios fondos. La tasa para 2016 es el 6 por ciento de los primeros $ 7,000 del salario de cada empleado.

Compensación de trabajadores

La compensación para trabajadores es técnicamente un programa de seguros, no un impuesto, pero sus pagos generalmente están vinculados a su nómina. Cada estado establece leyes de compensación para trabajadores, por lo que los requisitos varían según el estado.

En general, debe comprar una póliza de seguro privada, inscribirse en un plan patrocinado por el estado o demostrar que su empresa tiene los medios financieros para autoasegurarse.

Impuestos estatales sobre la renta

La retención del impuesto sobre la renta estatal es similar a la retención del impuesto sobre la renta federal, pero se paga y se informa al estado. Por ejemplo, California maneja sus impuestos sobre la nómina a través del Departamento de Desarrollo del Empleo.

Informe los impuestos sobre la renta al estado donde el empleado trabajó físicamente, independientemente de su domicilio. Los empleados que viven en otro estado son responsables de presentar declaraciones de impuestos sobre la renta en su propio estado y solicitar cualquier reembolso adeudado por su estado.

Qué necesita de sus empleados

Cuando contrata a un empleado, debe recoger un formulario W-4 del IRS completo. Su estado también puede exigirle que cobre un formulario similar para los impuestos estatales sobre la renta.

El W-4 le informa el estado civil del empleado, el número de la asignación de retención y si solicita una retención adicional. Utilice esta información al calcular cuánto retener de cada cheque de pago.

Si el salario de un empleado cambia, no necesita un nuevo W-4. Utilice la información del W-4 original cuando vuelva a calcular su retención.

Los empleados son responsables de notificarle sobre cualquier cambio en sus asignaciones, estado civil o retención proporcionando un W-4 revisado. Debe ajustar su retención dentro de los 30 días posteriores a la recepción del formulario completo.

Qué hacer con los impuestos laborales retenidos

Debes depositar impuestos federales sobre la nómina retenidos utilizando el Sistema Electrónico de Pago de Impuestos Federales. Haga depósitos mensuales si su obligación tributaria de los cuatro trimestres anteriores fue de $ 50,000 o menos. Realice depósitos quincenales si su obligación tributaria fue mayor.

También debe presentar una Modelo 941 detallando los impuestos sobre la renta, el Seguro Social, Medicare y FUTA que retuvo. Si utiliza los servicios de contabilidad en línea, debería poder generar rápidamente un informe que le permita completar fácilmente este formulario.

Si retuvo impuestos para uno o más estados, cada estado tendrá un proceso similar. El uso de una empresa de servicios de nómina profesional junto con servicios de contabilidad subcontratados puede ayudar a aliviar la carga sobre usted de permanecer en el lado correcto de todo este mantenimiento y procesamiento de registros.

* Esta publicación de blog no es un consejo legal ni fiscal. Consulte a su CPA o abogado fiscal para averiguar qué impuestos debe pagar su empresa.

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