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¿Cuánto tiempo debe mantener registros comerciales?

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Muchas empresas no están seguras de cuánto tiempo se deben guardar los registros en la era sin papel. El mantenimiento de registros es una actividad comercial aburrida, pero importante, y si toma las decisiones incorrectas, corre el riesgo de litigios, problemas de planificación de la sucesión y la ira del recaudador de impuestos. Comprender cuánto tiempo debe conservar los registros comerciales le ayudará a evitar estos problemas.

La regla general

El Servicio de Impuestos Internos ha establecido algunos reglas básicas de mantenimiento de registros para documentos fiscales. Fuera del ámbito fiscal, hay muy poca orientación sobre cuánto tiempo debe conservar el papeleo comercial. La mayoría de los abogados, contadores y servicios de contabilidad recomiendan conservar los documentos originales. durante al menos siete años. Como regla general, siete años es tiempo suficiente para defender auditorías fiscales, juicios y posibles reclamaciones.

Documentos específicos

  • Declaraciones de impuestos comerciales y los registros de respaldo deben mantenerse hasta que el IRS ya no pueda auditar su declaración. En la mayoría de los casos, el IRS puede auditarlo durante tres años después de la presentación, pero ese período de tiempo se extiende a seis años si el IRS sospecha que cometió un «error sustancial» en su declaración.
  • Registros de impuestos sobre la nómina, incluyendo hojas de asistencia, salarios, pagos de pensión, depósitos de impuestos, beneficios y propinas, deben conservarse durante al menos cuatro años después de la fecha en que vencieron los impuestos o la fecha en que realmente los pagó, lo que sea posterior.
  • Archivos de empleados actuales debe conservarse durante al menos siete años después de que un empleado se vaya, sea despedido o se jubile. Sin embargo, si un empleado sufre un accidente relacionado con el trabajo o presenta una reclamación contra la empresa, es recomendable conservar sus registros hasta 10 años después de que se resuelva la reclamación.
  • Información del solicitante de empleo debe conservarse durante al menos tres años, incluso si no contrató al solicitante.
  • Registros de propiedad, tales como documentos de constitución de empresas, actas de reuniones anuales, estatutos, libros de contabilidad y escrituras de propiedad, deben conservarse de forma permanente.
  • Registros de servicios contables debe conservarse durante un mínimo de siete años. Los contadores, siendo un grupo conservador, a menudo recomendarán que mantenga estados financieros, registros de cheques, estados de pérdidas y ganancias, presupuestos, libros de contabilidad, libros de caja e informes de auditoría de forma permanente.
  • Registros operativos, incluyendo extractos de cuentas bancarias, extractos de tarjetas de crédito, cheques cancelados, recibos de efectivo y talones de cheques, siga la regla de siete años.

Estos períodos no se ofrecen como autoridad final, sino como guía. Su CPA, servicio contable subcontratado o abogado fiscal puede recomendar un enfoque diferente basado en las reglas de su industria y las necesidades específicas de su negocio.

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