4 tareas de contabilidad que debe realizar cada semana

Los registros sólidos de contabilidad y contabilidad financiera son esenciales para el éxito de cualquier negocio, grande o pequeño. Algunas de las empresas más grandes del mundo tienen finalmente falló porque sus prácticas contables estaban desorganizadas o, peor aún, engañosas. Las pequeñas empresas pueden ser aún más susceptibles a las malas prácticas contables.

Aunque una pequeña empresa depende en gran medida del flujo de caja, la mayoría de los empresarios simplemente saben muy poco sobre contabilidad. Creen que la contabilidad es más adecuada para empresas más grandes con más activos. Manejan sus negocios como manejan sus finanzas personales, revisan ocasionalmente el saldo de la cuenta bancaria y pagan las facturas cuando tienen los fondos.

Peor aún, algunas pequeñas empresas contratan a un contable, no a un contador, que sabe muy poco acerca de los métodos contables adecuados y les confía completamente todas las finanzas.

¿Cómo se asegura de que no es una de estas empresas? Primero, necesita conocer los conceptos básicos de contabilidad. Aquí hay cuatro tareas que debe realizar cada semana.

1. Conciliación de cuentas bancarias

Su cuenta bancaria realmente no se puede conciliar con demasiada frecuencia. Una conciliación bancaria adecuada significa que tiene el efectivo que cree que tiene, lo que obviamente es muy importante para cualquier negocio.

Muchas pequeñas empresas cometen el error común de esperar un extracto bancario para conciliar sus cuentas, pero los extractos bancarios solo se envían por correo mensualmente. Eso significa que tiene aproximadamente 30 días entre conciliaciones, y pueden suceder muchas cosas en 30 días. Debe conciliar al menos todas sus cuentas de efectivo semanalmente. Si tiene tiempo, todos los días es una opción aún mejor.

2. Pagos a proveedores

Necesita un sistema para pagos a proveedores. Esto es vital para realizar un seguimiento de sus deudas y también es importante para establecer una buena reputación e historial crediticio con sus proveedores.

Sus condiciones de pago variarán de un proveedor a otro, por lo que no puede pagar las facturas solo una vez al mes. Algunos proveedores pueden darle 30 días para pagar, pero otros requieren el pago al recibirlo. Si solo paga las facturas el primer día del mes y recibe una factura que "vence al recibir" el segundo, lo más probable es que el proveedor congele su cuenta o cancele su servicio por falta de pago.

Sin embargo, esta es una tarea que tampoco debería suceder a diario. Es confuso y consume mucho tiempo para su contable, y no hay ningún beneficio real en pagar las facturas todos los días. Una vez a la semana es el mejor período de tiempo porque es más eficiente. Sus facturas se pagan con prontitud y su contable no se distrae con demasiadas corridas de cheques.

3. Recibos de clientes

Lo único peor que un proveedor descontento es un cliente descontento. A nadie le gusta pagar una factura y luego recibir un aviso de "vencimiento" una semana después. Para evitar esta situación, asegúrese de que los recibos de sus clientes se registren de manera oportuna. Diariamente sería ideal, pero semanalmente también debería ser suficiente.

Cualquiera que sea el período de tiempo que elija, asegúrese de marcar la fecha real en que se recibió el pago, no la fecha del matasellos ni la fecha actual. Obviamente, nunca debe enviar estados de cuenta sin publicar primero todos sus recibos, a menos que desee recibir llamadas de clientes frustrados.

4. Otras entradas de transacciones

Los pagos de los proveedores y los recibos de los clientes constituirán la mayor parte de sus transacciones, pero probablemente también tenga otros. Los débitos automáticos, los pagos de intereses y las tarifas bancarias son algunas transacciones comunes que deberá registrar semanalmente. La mayoría de los contables optan por registrarlos antes de una conciliación bancaria para que el proceso sea lo más sencillo posible.

A medida que crezca, es probable que desarrolle su propio sistema para cada aspecto del ciclo contable, pero esta guía debería brindarle un buen comienzo. Recuerde: ya sea que sea el tenedor de libros o el propietario de la empresa, es importante que se mantenga al tanto de las finanzas de la empresa. En definitiva, son clave para la supervivencia de la empresa.