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Guía del contratista principiante para completar el formulario de divulgación de CAS

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Formularios gubernamentales: son un hecho cuando trabaja como contratista del gobierno, pero eso no los hace más fáciles de entender. Utilice esta práctica guía para saber cuándo se requiere un Formulario de divulgación de normas de contabilidad de costos y cómo completarlo.

El CASB DS-1

La Declaración de Divulgación de la Junta de Normas de Contabilidad de Costos (CASB DS-1) es la formulario requerido por la Ley Pública 100-679 para contratistas y subcontratistas. Su propósito es brindar coherencia en la presentación de informes de costos. Todos los nuevos contratistas deben presentar un CASB DS-1 antes de que se adjudique un contrato de $ 50 millones o más. Para contratos de menos de $ 50 millones, los nuevos contratistas deben presentar un CASB DS-1 dentro de los seis meses posteriores al contrato adjudicado. El documento de 42 páginas consta de ocho secciones, cada una con las instrucciones correspondientes.

I. Información general

Esta sección identifica a su empresa y se explica por sí misma. Incluye información pertinente como:

  • Nombre de la empresa e información de contacto
  • Persona de contacto oficial para la declaración
  • Tipo de declaración
  • Agente federal y auditor a quien se enviará la declaración.
  • Identificación de costos no permitidos, incurridos y estimados
  • Ejercicio fiscal y período contable de costes

II. Costos directos

Esta sección está pensada como una declaración de material directo, mano de obra directa y otros costos directos. Esté preparado para divulgar cada costo de material directo.

  • Método de carga
  • Marco de tiempo para la carga
  • Tipos de variaciones
  • Niveles de producción
  • Métodos de disposición
  • Revisiones

La divulgación directa del costo de la mano de obra explica su método de cobrar por la mano de obra, las variaciones y las disposiciones. Cualquier otro costo directo, como los gastos de viaje de los empleados o los créditos, también se incluyen en esta sección.

III. Costos directos versus indirectos

Esta sección se utiliza para identificar el tratamiento de los costos. Para cada elemento de la lista, asignará un código de tratamiento y enumerará el nombre del grupo. Los códigos de tratamiento a utilizar son:

A. Material directo
B. Mano de obra directa
C. Material directo y mano de obra
D. Otros costos directos
E. A veces directo / A veces indirecto
F. Solo indirecto
Y. Otro (s) (Debe describirse en una hoja de continuación).
Z. No aplicable

IV. Costos indirectos

Esta sección divide los costos indirectos en tres categorías:

  1. Manufactura, ingeniería y costos indirectos comparables
  2. General y administrativo
  3. Costos del centro de servicio y del grupo de gastos

Se proporcionan 18 códigos de base de asignación para identificar cada costo indirecto. Úselos junto con la descripción de las funciones principales para cada costo indirecto que enumere. Para los centros de servicio y los grupos de gastos, puede asignar hasta tres códigos.

A continuación, marcará la casilla correspondiente para indicar cómo se tratan las variaciones, asignará uno de los cinco códigos de tarifas a las aplicaciones generales e identificará la investigación y el desarrollo independientes (IR&D) y las asignaciones de ofertas y propuestas (B&P), así como el costo del capital de las instalaciones.

V. Prácticas de depreciación y capitalización

Para cada activo tangible enumerado, asigne el código apropiado para cada una de las cuatro columnas. Las columnas indican:

  • Método de depreciación
  • Vida util
  • Unidades de propiedad
  • Valor residual

Luego, marque si los elementos listados se registran como gastos o capitalizados, cómo se tratan las ganancias y pérdidas en las disposiciones, los criterios de capitalización y si hay compras grupales o masivas.

VI. Otros costos y créditos

En esta sección, identificará los métodos de cobro de:

  • Vacaciones, vacaciones y pago por enfermedad
  • Otras prestaciones, indemnizaciones por despido y jubilación anticipada
  • Recibos incidentales
  • Actividades de bienestar de los empleados

VII. Compensación diferida y costo del seguro

Para esta sección, es posible que deba consultar con su departamento de recursos humanos, así como con sus registros contables. Aunque es extensa, esta sección se divide en los diferentes tipos de compensación y seguros diferidos, como planes de pensión, planes de propiedad de acciones para empleados, compensación de trabajadores y planes de beneficios posteriores a la jubilación. Para cada tipo de cobertura, asignará un código para cada una de las cinco columnas:

  1. Acumulación de costos
  2. Base de costo
  3. Acreditación de dividendos y reembolsos ganados
  4. Pérdida media proyectada
  5. Gastos administrativos de seguros

Asegúrese de asignar un código de cada lista de códigos de columna respectiva. Si su empresa no incurre directamente en estos costos, identifique la unidad de negocio que sí los incurre y complete una hoja de continuación para cada uno.

VIII. Gastos de oficina en casa

Para completar esta sección, proporcione su estructura organizativa, si ha habido ventas gubernamentales anteriores cubiertas por CAS y, de ser así, qué porcentaje cubren esas ventas de sus ventas totales.

Consejos para completar

  • Si necesita ayuda con las definiciones aplicables, consulte 48 CFR 9904.401-30.
  • Asegúrese de incluir el nombre de la unidad de informes en la parte superior de cada página.
  • Cada vez que vea «1 /», deberá completar una hoja de continuación para ese elemento.
  • Para las respuestas narrativas, es posible que necesite más espacio que el proporcionado en la página principal. En estos casos, haga tantas copias de la hoja de continuación proporcionada como sea necesario. Adjúntelos al final de la sección correspondiente y asegúrese de incluir «Fin de la parte» después de la entrada final en la hoja.
  • Si hace referencia a una política contable escrita que ya ha presentado en su Encuesta previa, se puede enviar una copia de la parte pertinente del documento como apéndices de la parte pertinente.
  • Si sus políticas cambian, proporcione una enmienda con referencias a la Declaración de divulgación original y preséntela en la misma agencia que la original.

Presentación de su formulario

Después de completar el CASB DS-1, expediente el original y una copia con el funcionario de la ACO o agencia federal pertinente que actúe en esa capacidad y una copia con su auditor. Guarde siempre una copia para los registros de su propia empresa. Todas las enmiendas y revisiones deben enviarse de la misma manera.

Aunque puede llevar un tiempo, completar correctamente el CASB DS-1 la primera vez le ahorrará tiempo y dinero en el futuro. Tómese su tiempo y celebre su éxito después de que el formulario esté en camino.

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