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Cómo los servicios de contabilidad pueden reducir las facturas vencidas

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Uno de los aspectos más frustrantes de cualquier negocio es esperar a que ingrese el efectivo. Si bien se puede culpar a los clientes que pagan tarde, el bajo flujo de efectivo puede ser el resultado de un sistema de contabilidad torpe. Proporcionar facturas oportunas a sus clientes es una actividad comercial crítica que está directamente relacionada con el éxito de su negocio. Cuando esté revisando su software de contabilidad o teneduría de libros, asegúrese de consultar con su proveedor de servicios de contabilidad para obtener los mejores consejos sobre cómo optimizar y administrar los problemas de facturación.

Facturación eficaz para aumentar el flujo de caja

Las facturas a las que les falta información dan lugar a retrasos costosos, pero la creación de facturas efectivas anima a los clientes a pagar antes, ya que tienen toda la información a mano. Las facturas deben estar detalladas de manera efectiva, incluida la información de contacto, los productos y servicios adquiridos y las condiciones de pago. Las facturas deben generarse poco después de una venta para iniciar el proceso de cobranza antes. Cuantas menos razones le dé a un cliente para pagar tarde, mayor será el impacto para un flujo de caja positivo. Poder cambiar el comportamiento de pago del cliente a través de facturas detalladas y oportunas en lugar de intimidación seguramente aumentará la satisfacción del cliente con el tiempo.

Elección del software de contabilidad

Su proveedor de servicios de contabilidad subcontratado puede hacer la mejor recomendación sobre el tipo de software que debe tener una oficina. Si bien la recaudación de facturas vencidas puede no ser el objetivo principal, una recaudación más eficaz sin duda puede aumentar la rentabilidad. Busque funciones que le faciliten a su contable o contador administrar la facturación, como colocar automáticamente las facturas vencidas en una lista de acciones en lugar de tener que clasificar manualmente todas las facturas vencidas. Encontrar una forma eficaz de controlar los procesos comerciales da sus frutos a medida que aumentan las ganancias.

Conocimiento del sistema contable

La simple compra de un nuevo software no resolverá de inmediato los problemas de cuentas por cobrar si su personal no comprende cómo usarlo. Es importante que todo el personal involucrado en la generación de facturas esté bien versado en todas las capacidades del software de contabilidad. No comprender las características del programa podría resultar en que se omita información valiosa en una factura. La gerencia debe asegurarse de que el personal tenga tiempo para aprender un sistema de contabilidad, reciba la capacitación adecuada y tenga confianza en el funcionamiento del programa cuando llegue la fecha de implementación.

Registros detallados

Un buen sistema de contabilidad necesita mantener una lista de contactos de cuentas por pagar, eliminando la necesidad de que el personal revise las tarjetas de presentación o los correos electrónicos para encontrar la información que necesitan. Se pueden tomar notas para configurar la próxima fecha de contacto. Un sistema de facturación debería permitirle realizar un seguimiento del historial de conversaciones del cliente para que haya registros para consultas futuras. Las características útiles incluyen tener la capacidad de acceder al historial de pagos de un cliente y encontrar facturas pendientes. Ser capaz de proporcionar registros detallados a los clientes elimina cualquier conjetura por parte de cualquiera de las partes.

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