Cuando ocurra un desastre, siga estos pasos contables

Cuando una inundación, un incendio, un huracán u otro desastre azotan su negocio, puede sufrir graves daños a la propiedad junto con la pérdida de ventas durante el tiempo que se ve obligado a cerrar. Tener un buen conocimiento de las reglas contables relacionadas con los desastres naturales puede ayudarlo a contabilizar completamente sus pérdidas, reducir el daño económico a su negocio y obtener alivio financiero a través de seguros, deducciones de impuestos y otras fuentes.

Contabilización de pérdidas de inventario

Realice un recuento manual de su inventario tan pronto como sea práctico hacerlo. Incluso si los artículos son, obviamente, una pérdida total, es una buena práctica documentar las pérdidas específicas debido al desastre frente a lo que podría haber perdido debido a la merma o algún otro medio antes del desastre. Esto también puede ayudar con el proceso de reclamos de seguros.

Deberá actualizar su balance para reflejar el valor actual de su inventario restante. Por lo general, puede incluir las pérdidas de inventario como un gasto cuando prepara sus estados financieros y presenta su declaración de impuestos. Sin embargo, deberá ajustar los reembolsos del seguro; no puede reclamar un gasto por pérdida y excluir el reclamo del seguro de sus ingresos.

Contabilización de daños a la propiedad

Los daños a otros activos, como edificios o maquinaria, se manejan de manera similar al inventario. Si el daño es tan sustancial que causa una disminución significativa en el valor de mercado del activo o le impide usar el activo como lo deseaba, es posible que deba tomar una pérdida por deterioro y reducir el valor del activo en su balance.

Cuando presente sus impuestos, es posible que también pueda reclamar una deducción por cualquier disminución relacionada con el desastre en el valor de un activo que no fue reembolsado por el seguro.

Calcular la nómina

Si su empresa cierra o trae empleados adicionales durante un desastre, revise cuidadosamente la ley federal, sus leyes locales y sus acuerdos laborales para determinar si está legalmente obligado a pagar a sus empleados.

A quién se le debe pagar

Bajo la Ley de Normas Laborales Justas (FLSA), es posible que deba pagar a empleados asalariados exentos durante un cierre temporal. En esa circunstancia, puede exigir a sus empleados que utilicen su tiempo de licencia pagada, pero no puede negarse a pagarles si no tienen tiempo de licencia disponible.

Según la ley federal, a los empleados no exentos generalmente solo se les paga de acuerdo con el tiempo que trabajaron y, por lo tanto, no tienen derecho legal a pagar durante un cierre. Sin embargo, sus leyes locales o su contrato de trabajo pueden exigirle que pague a los empleados que originalmente estaban programados para trabajar durante su cierre.

Si requiere que los empleados permanezcan en el lugar durante un desastre, debe pagarles todo el tiempo durante el cual no se les permite irse. Esto incluye el pago de horas extra si se aplica lo contrario.

Pagos atrasados

Si un desastre retrasa el procesamiento de los cheques de pago, debe hacer de su emisión una de sus primeras prioridades. No pagar intencionalmente a sus empleados de manera oportuna es una violación de la FLSA y también puede violar las leyes estatales. Si bien es posible que se le exima de las multas durante un corte de energía o cuando su oficina es inaccesible, no debe retrasar la nómina para tratar de administrar su flujo de efectivo posterior al desastre.

Ampliación de los plazos de impuestos

Después de un desastre mayor, el IRS extenderá automáticamente los plazos de impuestos para individuos y empresas en las áreas afectadas. Las extensiones típicas varían según la gravedad del desastre y el tipo de impuesto.

• Para las declaraciones de impuestos sobre la renta, la prórroga puede ser de varias semanas o meses.
• Para los depósitos de impuestos sobre la nómina y las declaraciones de información, la extensión generalmente es de solo unos pocos días hábiles.

Tenga en cuenta que una extensión de tiempo para presentar una declaración puede no incluir una extensión de tiempo para pagar. Debe continuar haciendo pagos de impuestos estimados lo más cerca posible de su horario habitual para evitar cargos por intereses adicionales.

Si un desastre importante interrumpe su negocio y se encuentra fuera del área de desastre declarada por el gobierno federal, o algún otro evento, como un incendio, afecta solo a su negocio, también puede ser elegible para recibir ayuda. Visita el Sitio web del IRS o hable con su contador para saber cómo solicitar una extensión o cómo reducir las sanciones.

Informe de los ingresos del seguro

El tratamiento contable exacto de los ingresos del seguro depende de la naturaleza de la póliza y de cuándo se realizan los pagos. Sin embargo, hay algunos temas comunes.

• Los ingresos del seguro deben reflejarse en sus estados financieros. Aunque el seguro no es un ingreso o gasto típico, sigue siendo información importante.
• El seguro es generalmente una ganancia. Sin embargo, se compensa con las pérdidas por desastre que usted reclama, por lo que el efecto contable neto es neutral a menos que los ingresos netos de su seguro excedan sus pérdidas reales.
• Registre los ingresos del seguro cuando sepa cuánto recibirá. Pregunte a los servicios de su controlador sobre informes de contingencia y cómo divulgar un reclamo pendiente.

Resumen

Si bien estas reglas pueden parecer complejas, especialmente si actualmente está lidiando con los resultados de un desastre, recuerde que siguen conceptos contables generales. El objetivo es informar con precisión sus activos y ganancias actuales. Esto incluye el total de sus pérdidas para que pueda reclamar sus deducciones fiscales completas y cualquier otro beneficio posterior al desastre al que pueda tener derecho. Tener una comprensión amplia de los conceptos generales le permitirá trabajar de manera más eficiente con los servicios de su controlador para completar los requisitos de informes técnicos.

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