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Guía para contratistas principiantes sobre evaluaciones laborales en tiempo real

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Una auditoría de DCAA incluye una evaluación laboral en tiempo real para determinar la precisión de los cargos laborales con respecto a contratos, cuentas indirectas y otros costos. Aprenda lo que implican estas evaluaciones para asegurarse de que sus procedimientos contables pasen la prueba.

La evaluación laboral en tiempo real de DCAA

Parte del trabajo de su auditor de DCAA es evaluar sus costos laborales. Esto se realiza en varias partes, todas sin previo aviso. Éstas incluyen:

  • Análisis de prácticas de cronometraje.
  • Entrevistas con empleados.
  • Observación de los puestos de trabajo de los empleados.
  • Evaluación de controles internos.
  • Conciliación de cargas laborales.

La evaluación tiene el propósito de:

  • Poniendo a prueba su cumplimiento de los controles.
  • Abordar las deficiencias en tiempo real.
  • Analizar los cargos laborales actuales y las prácticas de asignación de costos.

El auditor también es responsable de recopilar datos que se utilizarán para respaldar los costos incurridos en las auditorías realizadas más adelante en el proceso de auditoría. El auditor está encargado de determinar la precisión de sus cargos laborales para todos los objetivos de costos.

Las auditorías laborales se realizan en tiempo real para evitar lapsos de memoria por parte de los empleados y recopilar datos actuales.

Preparación para la auditoría laboral en tiempo real

Debido a que las auditorías laborales en tiempo real no están programadas, debe mantener actualizados sus trámites contables y de recursos humanos. Para estar preparado, mantenga una lista de los empleados actuales y sus estaciones de trabajo asignadas y una copia de sus procedimientos de cronometraje. Si tiene varias ubicaciones, asegúrese de que cada ubicación tenga copias de la documentación correspondiente. Cada una de sus ubicaciones también necesitará un punto de contacto y un punto de contacto alternativo en caso de ausencia. Si emplea a algún teletrabajador, deberá proporcionar los procedimientos que utilizan.

Para cada lugar de trabajo, los principales objetivos del auditor son:

  • Verificar la existencia de empleados.
  • Verifique que los empleados estén presentes.
  • Verifique que los empleados realicen trabajos en las clasificaciones de trabajo adecuadas.
  • Determine si los cargos por mano de obra se asignan adecuadamente a los objetivos de costos.
  • Determine si el trabajo realizado y los cargos registrados son representaciones justas.

El auditor utilizará varios métodos de recopilación de datos, pero principalmente realizará entrevistas con los empleados en sus estaciones de trabajo y luego hará preguntas para aclarar o confirmar la información obtenida de las entrevistas. Los auditores pueden interrogar a los supervisores directos, otra gerencia o su personal de contabilidad para aclarar y confirmar la información. Para múltiples ubicaciones o contratistas con muchos empleados, un equipo de auditores puede estar presente para agilizar el proceso de entrevista.

El procedimiento para la auditoría laboral en tiempo real

Cuando el auditor llegue al sitio, solicitará reunirse con su punto de contacto. A continuación, el auditor pedirá una lista de empleados y estaciones de trabajo y solicitará entrevistar a sus empleados en sus estaciones de trabajo asignadas. A los entrevistados se les pedirá:

  • Títulos de trabajo actuales.
  • Una copia de la hoja de tiempo actual o para mostrar su aplicación de cronometraje si es digital.
  • Nombre y descripción de los proyectos actuales.
  • Cuánto tiempo han trabajado en proyectos actuales.
  • Los números de cargo o las cuentas que se utilizan para la hora normal.
  • Porcentaje de tiempo dedicado a cada proyecto.
  • El procedimiento utilizado para las revisiones de la hoja de horas.

También se les puede pedir a los empleados números de identificación de empleados, procedimientos escritos de control de tiempo y descripciones escritas de proyectos o procedimientos de autorización. El enfoque de la entrevista con el empleado es verificar que el empleado comprenda y use los procedimientos correctos de control de tiempo y número de cargo.

Debido a que la evaluación debe realizarse en tiempo real, los auditores deben realizar evaluaciones de seguimiento para los empleados no disponibles o ausentes. También deben verificar los cargos por tiempo de los empleados para el período de pago verificado y obtener explicaciones para todos y cada uno de los procedimientos o prácticas cuestionables observados.

Procedimientos para auditar a los empleados que trabajan a distancia

Si emplea a teletrabajadores o implementa un programa de trabajo desde casa, sus empleados externos también serán entrevistados. A diferencia de las entrevistas con los empleados en el lugar, su auditor le pedirá hablar primero con el supervisor del empleado a distancia o que trabaja desde casa. Esto es para verificar no solo que el empleado existe, sino también que se está llevando a cabo una supervisión adecuada. Luego, el auditor realizará una entrevista con el empleado por teléfono para discutir:

  • Procedimientos de trabajo fuera del sitio.
  • Trabajo específico que realiza el empleado.
  • Números de cargo por trabajo realizado.

El auditor puede solicitar una visita de seguimiento.

Después de la evaluación

Cuando se completen las entrevistas y la auditoría, el auditor discutirá los resultados con usted a través de una conferencia de salida. Si existen deficiencias, recibirá una versión preliminar de los hallazgos. También se le dará la oportunidad de recibir una respuesta oral o escrita, que se incluirá en el informe de auditoría.

Algunas de las deficiencias comunes informadas son:

  • Ausencia de hojas de horas actualizadas.
  • Falta de conocimiento de los empleados sobre los métodos de revisión de la hoja de horas.
  • Revisiones de hojas de horas no aprobadas.
  • Hojas de tiempo completadas antes de la finalización del trabajo.
  • Cargos por tiempo no representativos del trabajo realizado.

Pasos a seguir para lograr un resultado exitoso

Según Law360, un consorcio líder en noticias legales, los contratistas pueden prepararse para las auditorías y corregir las deficiencias siguiendo estos pasos:

  • Interactuar con los auditores: Si se encuentran deficiencias, esté dispuesto a hacer preguntas y demuestre que está dedicado a corregir la situación.
  • Mantenga registros buenos y actualizados: Pueden ocurrir errores, pero si mantiene sus registros actualizados, ahorrará tiempo para evitar y corregir cualquier problema.
  • Documentar los controles internos y los sistemas contables.: Su sistema de contabilidad es la base de sus controles internos, por lo tanto, documente sus procesos de contabilidad para obtener visibilidad y credibilidad.

Al prepararse desde el principio y mantener sus registros contables actualizados, su primera auditoría en tiempo real puede realizarse sin problemas.

Fuentes:

http://www.dcaa.mil/small_business/Labor_Evaluations.pdf

http://www.dcaa.mil/DCAAM_7641.90.pdf

http://www.law360.com/articles/689963/fraud-indicators-provide-valuable-lessons-for-contractors

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