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Registro y emisión de notas de crédito

¿Qué es una nota de crédito?

Abreviatura de «memorando de crédito» y también conocida como nota de crédito, una nota de crédito es un documento que reduce el saldo total de la cuenta de un cliente. Las notas de crédito se pueden aplicar a futuras compras de bienes o servicios.

A diferencia de un reembolso, una nota de crédito no envía dinero al cliente. Si bien las notas de crédito se pueden emitir junto con los reembolsos según el incidente, la emisión de una nota de crédito por sí sola no implica automáticamente devolver el dinero al cliente.

Las notas de crédito pueden ser internas o externas. Las notas de crédito externas se envían al comprador, informándole que tiene un crédito en su cuenta, mientras que las notas de crédito internas son solo para fines de gestión de la cuenta y no se notifica al comprador que tiene un crédito. Dependiendo de la cantidad y la cantidad de bienes o servicios que el comprador planea comprar, las notas de crédito pueden reducir o eliminar la cantidad de su próxima compra.

Información que normalmente se registra en notas de crédito

Si bien no existe un proceso uniforme para las notas de crédito, ya que los diferentes sistemas de administración de cuentas y ventas tienen diferencias en la forma en que se procesan, las notas de crédito suelen contener la siguiente información.

La información sobre el cliente que se mantiene en el software de gestión de relaciones con el cliente (CRM), como su nombre y dirección de envío, dirección de facturación, modos de pago preferidos y número de cuenta del cliente, puede estar en la nota de crédito para que el registro sea más fácil de encontrar para el futuro. actas. Si la empresa cuenta con un programa de fidelización, también se puede incluir el número de cuenta de fidelización. En los casos en los que las soluciones CRM no están integradas con el software de contabilidad de la empresa, es importante tener la mayor cantidad de información posible sobre el comprador y los detalles de su cuenta para agilizar con precisión el envío de notas de crédito entre los dos programas.

Es probable que la nota de crédito contenga información sobre la compra en sí. Los números de orden de compra y factura deben incluirse para proporcionar el mayor contexto posible de por qué se emitió la nota de crédito y facilitar la actualización de la nota de crédito una vez que el comprador la utilice en una compra futura. Los términos de la transacción también deben estar en la nota de crédito, como 30 netos, pero el cliente es recompensado pagando dentro de los 15 días o menos.

La fecha de compra ayuda a contextualizar la transacción e incluir los números de artículo o SKU, el nombre del producto o la descripción del servicio, los precios pagados y las cantidades solicitadas también deben incluirse en la nota de crédito.

La razón por la que se emitió la nota de crédito al comprador también puede incluirse con otra información transaccional.

¿Por qué un comerciante emitiría una nota de crédito?

Las notas de crédito se emiten a los compradores, y el comprador las acepta en lugar de un reembolso, por varias razones. Algunos minoristas tienen una política de «no reembolso» y el comprador realiza un pedido con plena conciencia de ello. Si reciben un producto defectuoso o artículos que son significativamente diferentes o en la cantidad incorrecta, el vendedor puede renunciar a esta política y procesar un reembolso o emitir una nota de crédito basada en el precio de compra.

Si el vendedor ofrece reembolsos de forma rutinaria, es posible que se emitan notas de crédito en situaciones similares o porque el comprador ha sido cliente durante mucho tiempo y la empresa quiere apaciguarlo después de una transacción menos óptima. Si un comprador compra un artículo justo antes de que se rebaje, el vendedor puede emitir una nota de crédito por la diferencia para atraer compras futuras. Las notas de crédito internas se pueden utilizar para compensar futuras compras del cliente, pero también para anotar los saldos pendientes actualmente, como una tarjeta de crédito de una tienda o un contrato de crédito comercial.

Por qué es importante revisar las notas de crédito

Al final del mes, trimestre y año, el vendedor debe revisar todas las notas de crédito pendientes y cómo se alinean con las cuentas por cobrar. Si es posible una vista de arriba hacia abajo basada en cómo CRM se integra con el software de contabilidad, una cantidad total en dólares de estas notas de crédito pendientes puede ayudar a determinar si los pagos a los proveedores se pueden reducir como resultado.

Contabilizar correctamente las notas de crédito también puede presentar el saldo total de las cuentas por cobrar con mayor precisión. Si la empresa utiliza un servicio de factoraje para liberar capital de trabajo o ayudar a financiar expansiones y otras compras importantes, las cuentas por cobrar sirven como garantía principal para este tipo de capital. Tener un recuento más preciso de las notas de crédito puede proporcionar más información sobre las operaciones de la empresa a la empresa de factoraje y a otros usuarios externos, como los bancos, y ayudarles a evaluar correctamente la cantidad de capital que pueden ofrecer.

Solicite una demostración a continuación para ver cómo FacturacionenLinea.mx puede ayudarlo a colocar sus notas de crédito donde pertenecen.

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