Los 7 pecados capitales de la contabilidad

La contabilidad es una tarea tediosa y a menudo estresante para los dueños de negocios. Cuando se trabaja en la contabilidad de una empresa, pueden ocurrir errores si no se completa meticulosamente. Cuando ocurre un error de contabilidad, proporciona datos financieros inexactos sobre las finanzas de la empresa y puede conducir a malas decisiones comerciales. Los errores contables también pueden provocar graves problemas presupuestarios. La siguiente guía proporciona información sobre siete pecados capitales comunes de la contabilidad y cómo evitarlos.

1. No realizar un seguimiento de los recibos

Los dueños de negocios a veces no son conscientes de la importancia de guardar sus recibos comerciales para fines contables. Los recibos son evidencia crucial que puede respaldar la cancelación de impuestos al IRS. Sin un recibo, es posible que una empresa no pueda reclamar un gasto en su declaración de impuestos. Considere escanear todos los recibos en la computadora, así como mantener la copia original bajo llave en un archivador para su custodia.

2. Registro inexacto de compras importantes

Los dueños de negocios pueden perderse varias deducciones de impuestos críticas debido a que registran incorrectamente las principales compras de mercancías o equipos. El tipo de deducción de impuestos para las compras comerciales generales difiere según la vida útil del equipo o la mercancía de las compras comerciales. Por ejemplo, el papel de impresora y los cartuchos de tinta se clasifican normalmente como suministros de oficina y se cancelan inmediatamente durante el año en que se compran. Sin embargo, las compras de equipos importantes, como fotocopiadoras y computadoras de oficina, pueden asignarse como activos a largo plazo. El valor de las compras principales se puede depreciar a lo largo de los años, siempre que la mercancía aún sea utilizable.

3. Combinación de finanzas personales y comerciales

Al comenzar un nuevo negocio, puede ser conveniente combinar las finanzas personales y comerciales. Sin embargo, es esencial mantener separadas todas las finanzas personales y comerciales. Las cuentas bancarias comerciales también deben estar separadas de las cuentas personales para evitar entremezclar inadvertidamente las finanzas. Mantener las cuentas separadas evitará la presentación de información inexacta, lo que puede llevar a una auditoría por parte del Servicio de Impuestos Internos.

4. Falta de implementación de una estrategia de gestión de ganancias

Un error común que cometen los dueños de negocios es tomar dinero de una cuenta y usarlo para otra sin informar y asignar los fondos correctamente. La contabilidad y los informes adecuados de la asignación de efectivo para inversiones, gastos y ahorros son esenciales para mantener un perfil financiero y una estrategia presupuestaria precisos. La estrategia de administración de ganancias que desarrolla una empresa debe determinar la cantidad de ganancias que una empresa debe reinvertir en la empresa, los pagos de grandes gastos y el flujo de efectivo necesario. La estrategia a largo plazo también permitirá que una empresa determine cómo asignar efectivo a cada cuenta comercial.

5. Informes financieros inexactos

El registro inexacto de activos y gastos puede dar lugar a inexactitudes en los informes financieros. El contador o el tenedor de libros debe poder determinar el método de contabilidad comercial correcto a utilizar para distribuir correctamente el flujo de efectivo. El método de contabilidad de efectivo es el más simple porque se utiliza para mostrar la distribución real del efectivo que entra y sale del negocio. El método de la cuenta de acumulación documenta los ingresos y gastos de inmediato, en lugar de esperar hasta que se cambie el efectivo.

6. Permitir acceso administrativo múltiple a cuentas

Los dueños de negocios nunca deben dar acceso administrativo a sus archivos contables a otra persona. Debe haber un acceso separado para cada persona con su propio nombre de usuario y contraseña. El acceso de los empleados individuales proporcionará información sobre quién accede a los archivos en un momento dado y limitará el tipo de acceso que tienen dentro del sistema de contabilidad.

7. Falta de varios métodos de copia de seguridad de archivos

Muchos propietarios de negocios ahora confían en el uso de la computación en la nube como respaldo para sus datos e información financiera. Aunque la idea de "sin papel" se considera respetuosa con el medio ambiente, puede que no sea ventajosa para la información empresarial. En resumen, considere mantener registros tanto en línea como fuera de línea en caso de que se pierdan datos o se destruyan archivos.

Para tener un conocimiento firme de las finanzas de una empresa, es esencial comprender el significado de cada cuenta. Considere trabajar con un servicio de contabilidad profesional para determinar qué procedimientos y métodos son los mejores.