3 señales de que su sistema de seguimiento del tiempo no funciona

Su empresa utiliza el mismo sistema de seguimiento del tiempo que tenía durante la última década. Mantenerse al día exactamente cuando ingresan los empleados, cuántas horas trabajan, en qué dedican su tiempo y si el tiempo se contabiliza correctamente, todo está en cuestión. Su sistema de seguimiento del tiempo es esencial para la nómina precisa, el seguimiento de las vacaciones de los empleados y el análisis de cuánto tiempo se dedica a tareas específicas. Si sospecha que su sistema está mejor en la edad de piedra, busque estos tres signos para determinar si es hora de encontrar uno nuevo.

1. Su sistema obliga a los empleados a realizar un seguimiento de su propio tiempo manualmente.

El reloj de tiempo y los sistemas de seguimiento del tiempo basados ​​en hojas de tiempo asignan la responsabilidad total al empleado, lo que requiere que el empleado recuerde marcar la entrada y la salida para realizar un seguimiento de sus horas totales trabajadas. Los empleados pueden jugar con el sistema para que otra persona los registre para manipular las horas, se olviden de marcar la salida para los almuerzos y se olviden por completo de marcar la entrada del día. El seguimiento del tiempo basado en la hoja de horas es aún peor a este respecto, ya que el empleado tiene que anotar las horas que trabajó. Es raro obtener mediciones de tiempo exactas en estas situaciones, arriesgándose a cálculos inexactos para el pago.

2. Experimenta pesadillas de programación recurrentes.

Si no tiene una forma de ver fácilmente qué empleados corren el riesgo de pasar a horas extras, tiene un problema. El seguimiento y la programación del tiempo de papel requieren una cantidad significativa de tiempo para manejar, especialmente si administra principalmente empleados por horas y contratados. Los empleados que trabajan por horas pueden terminar fácilmente con horarios sesgados que los colocan en más de 40 horas. Si bien el mal manejo de los empleados contratados puede significar que los vacíos esenciales no se llenan y se puede enviar más dinero a los contratistas del previsto.

3. Tiene dificultades para determinar los costos del trabajo.

A primera vista, esto no parece un gran problema si tiene empleados asalariados, pero es un problema importante si paga por horas o si su personal trabaja por contrato. Sin embargo, si ofrece servicios de consultoría empresarial, por ejemplo, ¿cuánto tiempo le toma a un equipo (incluso a uno asalariado) elaborar un plan de negocios completo? Sin un sistema de seguimiento del tiempo para monitorear los recursos que ingresan a un proyecto en particular, es posible que esté cobrando más o menos de lo que valen sus servicios. Un sistema de seguimiento de tiempo insuficiente en esta situación también les quita tiempo al trabajo de los empleados al obligarlos a realizar un seguimiento de lo que están haciendo a lo largo del día, en lugar de utilizar un sistema automatizado.