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Cómo crear y administrar estimaciones en el software de contabilidad QuickBooks

gestión-presupuestos-quickbooksMuchos tipos de empresas proporcionan estimaciones a los clientes antes de realizar el trabajo. El software de contabilidad QuickBooks ofrece herramientas simples para generar y administrar estimaciones para sus clientes.

Activar y desactivar la función de estimaciones

Para comenzar a crear estimaciones, deberá iniciar sesión como administrador y activar la función de estimaciones.

  • Ve a la Editar menú y luego haga clic en Preferencias de la empresa. En la lista que verá a la izquierda, haga clic en Trabajos y estimaciones.
  • Hacer clic para responder a la pregunta: «¿Crea estimaciones?»
  • Marque la casilla junto a «Advertir sobre números de estimaciones duplicados».
  • Decida si desea utilizar la facturación de progreso para cobrar a los clientes en ciertos puntos de progreso durante el trabajo.
  • Elija si desea imprimir artículos que tienen montos cero en sus facturas de progreso, si los está utilizando.

Para desactivar las estimaciones después de haber generado una, vuelva a Editar> Preferencias de la empresa> Trabajos y estimaciones para deshabilitar la función. Aún puede ver estimaciones incluso cuando la función está desactivada, pero nadie más puede crear una estimación a menos que el administrador vuelva a habilitar la función.

Crea un presupuesto

Para comenzar a crear estimaciones, vaya a la Clientes menú y haga clic en Crear estimaciones. Puede crear una sola cotización para un trabajo o puede proporcionar estimaciones para varias etapas de un trabajo.

  • Estimaciones simples sin pagos a cuenta. Ingrese las líneas de pedido. Luego, ajuste la información del impuesto sobre las ventas si es necesario e ingrese la información de seguimiento de la clase que desee utilizar.
  • Estimaciones de progreso. Divida su presupuesto en varias secciones, cada una de las cuales corresponde a una sola fase del trabajo. Ingrese los artículos de línea para cada fase e ingrese un subtotal al final de la sección. Posteriormente, puede transformar cada sección en su propia estimación de progreso.

Gestión de estimaciones

Para revisar un presupuesto, puede editar el presupuesto existente y guardarlo, o crear un duplicado (seleccione Editar y entonces Duplicar) para conservar tanto la primera como la segunda versión. Para memorizar una estimación que usa con frecuencia, haga clic en Memorizar estimación sobre el Editar menú.

Para transformar un presupuesto en una factura, simplemente abra el presupuesto y haga clic en Crear factura en la parte superior del formulario. QuickBooks genera una factura que puede editar y puede especificar qué secciones incluir si está utilizando pagos progresivos. Si olvida si ha facturado uno de sus presupuestos, vaya a Clientes y elija el cliente o el trabajo correspondiente. Haga clic en el Show flecha desplegable y, a continuación, haga clic en Estimados. Una estimación que se haya convertido en una factura tendrá un saldo pendiente de $ 0.

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