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Cómo los directores financieros pueden evitar que la contabilidad arruine a sus clientes

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Cuando se trata de las prácticas contables de una empresa, el negocio solo funcionará de manera tan eficiente como los procesos que están en su lugar. La contabilidad adecuada es esencial para la salud de cualquier empresa. Si se hace mal, puede arruinar un negocio gradualmente a través de costos más altos, servicios de proveedores cancelados y pérdida de ganancias. A medida que se muda a una pequeña o mediana empresa para supervisar sus asuntos financieros, considere revisar los libros y los procedimientos de contabilidad de la empresa para asegurarse de que la división esté funcionando como debería. Un sistema de contabilidad confiable es la base sobre la cual se construye toda la información financiera vital de una empresa.

¿Cómo puede la contabilidad arruinar un negocio?

Una mala contabilidad puede arruinar un negocio de varias maneras. Por ejemplo, una empresa puede, sin saberlo, no pagar sus facturas a tiempo, rechazar cheques o pagar a los proveedores las cantidades incorrectas. Esta situación tiende a agravarse porque es probable que los problemas de pago hagan que la empresa pierda vendedores y proveedores. Cuando los vendedores y los proveedores abandonan un negocio, este no tendrá la mercancía o los productos que necesita para atender a sus clientes, lo que finalmente resultará en pérdidas de ventas. Incluso un retraso temporal en la producción puede causar un daño duradero a una empresa, ya que sus clientes recurrirán a la competencia para satisfacer sus necesidades. Una vez que se van, es posible que nunca regresen.

Cuando una contabilidad inadecuada hace que una empresa pague sus facturas con retraso, pueden surgir problemas de crédito. Esta es una preocupación importante para las pequeñas y medianas empresas, ya que es más probable que necesiten un préstamo. Los problemas crediticios provocan tasas de interés más altas, así como problemas relacionados con la aprobación del préstamo.

La contabilidad también puede arruinar un negocio al generar oportunidades perdidas. Si el propietario de un negocio cree que su empresa está ganando menos dinero de lo que realmente gana, entonces puede retrasar las expansiones o dejar de lado inversiones lucrativas. También evita que el director financiero opere el lado financiero de una empresa de manera eficiente.

Los problemas legales son otra consecuencia de las malas prácticas contables. Cuando los libros de una empresa se llevan de forma incorrecta, pueden surgir problemas legales como impuestos atrasados ​​o impagos. En algunos casos, se implementan deducciones incorrectas. Si su empresa no tiene los fondos para pagar a sus proveedores, ellos pueden demandar por el dinero o se puede imponer un gravamen contra la empresa.

Soluciones de contabilidad

Cuando un director financiero subcontratado llega a una nueva empresa cliente, primero debe asegurarse de revisar las prácticas contables actuales de la empresa para confirmar que funcionan correctamente. En lo que respecta a la contabilidad, muchas empresas tienen problemas comunes. Los siguientes consejos le ayudarán a corregir estos problemas. Los problemas comunes en la contabilidad incluyen:

  • Ineficiencias contables
  • Falta de procesos y procedimientos documentados
  • Demasiado poder descansando con una persona
  • Integraciones de tecnología contable inadecuadas o inexistentes

Ineficiencias contables

Las ineficiencias de la contabilidad incluyen la clasificación incorrecta de los gastos, la adición de transacciones al período incorrecto y el olvido de guardar los recibos. Al examinar la teneduría de libros y la contabilidad de un cliente, verifique si existen ineficiencias marcando todas las actividades contables principales para su revisión. Pida a las personas involucradas en la ejecución de las tareas que describan la funcionalidad de las actividades. A menudo, su primer recurso para encontrar oportunidades de mejora es simplemente preguntar a las personas que actualmente realizan el trabajo.

Falta de procesos y procedimientos documentados

Por lo general, las ineficiencias contables ocurren debido a la falta de procesos y procedimientos de documentos. Si bien esto puede ser una gran empresa, trabajar con personal contable profesional para crear y documentar procesos para cada tarea contable será, en última instancia, una de las mejores formas de mejorar la contabilidad y prevenir problemas importantes. Le ayudará a detectar riesgos potenciales, mejorar la precisión de los datos y establecer una red de seguridad de controles y equilibrios.

Demasiado poder con una persona

Complete una evaluación de la fuerza laboral de la empresa para confirmar si una persona se encuentra en un lugar que representa un riesgo importante para la salud de la empresa. Si se encuentra con esta situación, realice cambios separando las tareas laborales. Por ejemplo, el empleado que se encarga de aprobar las facturas de compra de la empresa no debe ser quien las ingrese en el sistema contable. Además, esta misma persona no debería aprobar el pago. Los sistemas de procesamiento modernos ofrecen una opción que le permite configurar diferentes tareas laborales para cada empleado dentro del programa de contabilidad.

Implemente un extenso proceso de revisión. Por ejemplo, solicite que todas las facturas de la empresa pasen por la contabilidad antes de enviarlas para la aprobación del pago. Si la empresa es pequeña y no tiene una división de contabilidad, subcontrate este servicio a una empresa que separará las tareas de procesamiento y establecerá controles.

Integraciones de tecnología contable inadecuadas o inexistentes

Las opciones de tecnología de contabilidad actuales han hecho posible una gran cantidad de integraciones avanzadas, sincronizaciones de datos bidireccionales e informes completos. Sin embargo, también abrió una avalancha de problemas y complicaciones relacionados con la implementación y gestión de la tecnología contable. Con contables no capacitados que administran sistemas muy avanzados, las empresas a menudo se encuentran en un aprieto para aprovechar sus sistemas para producir los informes de los que son capaces.

Cuando las empresas se encuentran en esta posición, un director financiero puede proporcionar una ventaja significativa apoyándose en los recursos de los servicios de contabilidad subcontratados que se especializan en la implementación y la gestión de tecnología contable. A diferencia del personal de contabilidad interno, los proveedores de servicios de contabilidad externos se mantienen al tanto de todas las innovaciones tecnológicas de contabilidad, tienen la tarea de mantenerse al tanto de los nuevos desarrollos y conocen a los líderes clave de la industria a cargo de la investigación y el desarrollo de nuevas aplicaciones.

Consideraciones de política

Para mantener la empresa rentable y organizada, céntrese en las políticas que existen para sus procedimientos de contabilidad. Para garantizar la calidad, implemente un proceso de aprobación y revisión en toda la empresa que requiera que todos cumplan con un conjunto estandarizado de pautas de contabilidad. Confirme que las políticas de la compañía incluyen el requisito de que los empleados financieros sigan las prácticas y principios contables comúnmente aceptados de la empresa.

Al contratar una nueva empresa cliente, evalúe el manual de contabilidad y la capacitación del personal de contabilidad. El documento debe incluir procedimientos para administrar las transacciones de la empresa. Si aún no están en su lugar, establezca las políticas, los procedimientos metódicos y las normas contables de la empresa. Este paso garantizará que las actividades contables diarias de su empresa se mantengan estables. Con los procedimientos paso a paso implementados, puede confiar en que los contables de su empresa completarán sus tareas diarias de manera constante. Esto también proporciona un registro detallado de las operaciones de la empresa al tiempo que crea un punto de referencia mensual integral de su desempeño.

El manual de políticas de contabilidad de su empresa también debe incluir detalles sobre quién dentro de la empresa está autorizado para firmar cheques, realizar depósitos bancarios, completar transferencias bancarias y procesar los desembolsos de tarjetas de crédito. Asegúrese de que el manual también exprese cómo se debe administrar la nómina de la empresa. Por encima de todo, asegúrese de que los esfuerzos de contabilidad conduzcan a la producción de informes detallados y conocimientos financieros que usted, como director financiero, necesita para tomar decisiones clave.

Cuándo traer a los expertos

La tecnología y las innovaciones modernas han hecho posible que las pequeñas y medianas empresas prosperen. Debido a que estas empresas tienden a estar dirigidas por unos pocos empleados, la subcontratación se ha convertido en un producto necesario. Al comenzar la tarea de administrar las operaciones financieras de una empresa, saber cuándo subcontratar aumentará el valor que aporta a la empresa.

Para que una empresa siga funcionando de manera rentable, considere la posibilidad de subcontratar cualquier servicio fuera de las competencias básicas que puedan realizar mejor los profesionales externos que el personal interno limitado. Incluso puede subcontratar los procesos de contabilidad de una empresa para asegurarse de que obtenga mejores informes y un servicio a tiempo, así como la tranquilidad de saber que su división financiera es segura.

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