Cómo evitar el robo de empleados cuando maneja un negocio de efectivo

Si dirige una empresa que realiza un gran volumen de transacciones en efectivo, corre un mayor riesgo de fraude por parte de los empleados. Las buenas prácticas de contratación pueden reducir el fraude, pero nunca se sabe cuándo cometerá un error de contratación o si un buen empleado saldrá mal. La implementación de controles internos sólidos puede ayudarlo a disuadir y detectar el robo de efectivo.

Ofrezca a los clientes una recompensa por no recibir un recibo

Los robos de efectivo de los empleados a menudo ocurren cuando un empleado le cobra a un cliente el precio regular, pero se embolsa el efectivo sin cobrar la transacción. Es posible que los clientes que no presten atención no se den cuenta de que el efectivo no va a la caja registradora y, si lo hacen, es posible que no crean que algo anda mal.

Cuando un cliente necesita un recibo, el empleado tiene que marcar la transacción usando la caja registradora para imprimir un recibo. Los clientes a menudo no querrán su recibo para transacciones pequeñas, pero lo harán si tiene un cartel que ofrece una comida gratis o una tarjeta de regalo si no se proporciona un recibo.

Si bien los clientes que aprovechan la oferta deberían ser una señal clara de que algo anda mal, es más probable que esta práctica actúe como un elemento disuasorio que como una señal de alerta.

Aumentar los salarios

Según la profesora de Harvard Tatiana Sandino, es menos probable que los empleados roben cuando sus salarios son más altos. En muchos robos de empleados, hay un proceso de racionalización como "son sólo unos pocos dólares y lo necesito más que la gran y codiciosa empresa".

Cuanto más valorados se sientan los empleados, es menos probable que racionalicen un robo y es más probable que quieran ayudar a los propietarios a tener éxito. Incluso un pequeño aumento sobre los competidores circundantes puede ser suficiente para reducir el robo.

¿No puede permitirse aumentar los salarios? Tenga en cuenta que encontrar formas de mejorar la lealtad de los empleados tendrá el mismo efecto en la reducción de la probabilidad de que el empleado robe.

Utilice estrictos controles de inventario

El robo de efectivo es especialmente problemático en empresas con controles de inventario laxos, como el servicio de comida o bar. Sin embargo, no es necesario que lo acepte como un costo de hacer negocios.

Establezca porciones estandarizadas para todos los alimentos y exija que los empleados las cumplan estrictamente. Enseñe a los camareros a servir de acuerdo con medidas específicas y haga una exhibición pública del inventario regular. Adopte un enfoque similar con los artículos a granel no alimentarios, como el mantillo, siguiendo estrictamente un sistema de medición e inventario estandarizado.

Su sistema de punto de venta debe estar configurado para registrar la cantidad de cada artículo vendido individualmente. No utilice un sistema genérico en el que los empleados solo ingresen precios.

Luego, puede comparar el inventario comprado con sus registros de ventas y el inventario real para ver si se contabiliza todo el inventario. De lo contrario, puede investigar la causa, ya sea un desperdicio o un robo.

No permita que los cajeros sean contadores

Muchas pequeñas empresas o ubicaciones de franquicias solo tienen uno o dos empleados a la vez que son responsables de administrar toda la tienda. Mantenga bajos los riesgos de robo separando la contabilidad de sus funciones. Permitir que los empleados que manejan efectivo accedan a sus libros les da la oportunidad de ajustar los registros de ventas para encubrir cualquier robo. Nuestra mejor práctica para cualquier empresa es asegurarnos de que la persona que paga y presenta las facturas no es la persona que firma los cheques, sino especialmente en el caso de administrar el efectivo.

En su lugar, vincule su sistema de punto de venta directamente con su programa de contabilidad general. Esto le brinda una verificación independiente de todas las transacciones en efectivo ingresadas en la caja registradora.

Supervisar transacciones inusuales

Utilice un servicio de contabilidad externo para desglosar devoluciones, anulaciones, no ventas y otras transacciones inusuales por hora, día, turno y empleado. Los patrones de transacciones inusuales pueden ser una señal de robo por parte de los empleados, o puede tener un grupo de clientes particularmente quisquilloso que ingrese en un día determinado.

Para determinar la causa, rote a sus empleados en diferentes turnos para ver si el patrón sigue a un empleado o turno en particular. Compartir estas métricas con los empleados puede ayudar a disuadir aún más el robo, ya que sabrán que está monitoreando una actividad inusual. Como siempre, cuanto mayor sea su transparencia, mayor será la probabilidad de que sus empleados mantengan el rumbo y eviten actos ilegales.

¿Necesita ayuda para evaluar sus procesos de contabilidad para detectar riesgos importantes? Vea si los servicios de contabilidad subcontratados son adecuados para su organización.