Consejos para llevar su contabilidad (y su oficina) sin papel

Con las empresas y prácticamente todos los demás sectores económicos que ahora operan en gran medida con las herramientas tecnológicas de la era digital, las empresas de todas partes se han ido, o lo están haciendo actualmente. yendo sin papel. Los perjuicios operacionales de continuar recolectando cajas de registros contables archivados en papel que consumen mucho espacio y transmitir la documentación en papel como una forma de hacer negocios son ahora demasiado engorrosos para ser económicamente prácticos para una empresa moderna que busca trabajar de manera eficiente y aumentar la eficiencia.

Pero, lata ¿Todas las empresas operan sin papel? ¿Es realmente el papel sin papel? mejor y la forma más práctica para cada negocio para operar, incluso tuya? Y es la interrupción de las rutinas normales de trabajo De Verdad algo que cualquier empresa puede gestionar y ¿Sigue siendo eficiente en la producción, los servicios y las ventas durante el proceso?

Contabilidad sin papeles

Intentar gestionar e informar incluso la mínima actividad contable en todos los departamentos para cualquier número de propósitos de gestión interna es cada vez más ineficaz en el moderno entorno contable digitalizado. Se agregan cargas adicionales a la eficiencia del negocio con cada instancia de transmisión de información contable actualizada y reportes de rutina a inversionistas externos, agencias de informes tributarios, prestamistas, etc., en medios impresos. Las empresas de papel pesado simplemente no pueden adaptar sus sistemas a la perfección a los procesos muy automatizados que deberían ser explotables para atenderlos con mayor rapidez y precisión.

Operaciones comerciales cargadas de papel

Desafortunadamente, en el entorno actual de gestión empresarial general impulsada digitalmente, la indexación, la recuperación, la transmisión electrónica y la distribución manual y otros intercambios de ventas, producción, inventario, envío, contabilidad y otra información en papel presentan serios desafíos para la gestión eficaz del tiempo y muchos controles de calidad esenciales.

¿Por qué mi empresa debería dejar de utilizar papel?

Las nuevas tecnologías sin papel hacen que sea cada vez más atractivo para las empresas evitar muchas de las cargas de las operaciones de papel pesado y también reducir su huella de carbono. Entre los innumerables beneficios funcionales de ahorro de costos para la eficiencia operativa, dejar de usar papel ayudará a su empresa a:

• Opere sin desorden – Dejar de usar papel elimina grandes volúmenes de desorden de su entorno de oficina.
• Ahorrar dinero – No hay comparación entre el costo de las páginas de información creadas y almacenadas digitalmente y el mismo número de páginas creadas y almacenadas en papel. La EPA estima que una oficina sin papel ahorra aproximadamente $ 80 al año por empleado en gastos asociados con las instalaciones de impresión y papel de copia, tinta y tóner, franqueo y almacenamiento de archivos. Multiplicado por todos los empleados de la organización, el ahorro anual total para cualquier empresa puede dejar en claro que la operación sin papel es la opción más práctica.
• Presenta un mensaje de relaciones públicas ejemplar – Operar sin papel identifica a su empresa ante sus posibles socios y clientes como una empresa moderna, tecnológicamente evolucionada, idealmente administrada, con un equipo altamente calificado que se mantiene al día con las demandas de la tecnología y los procesos comerciales modernos.
• Ahorrar tiempo – El trabajo sin papeles ahorra una gran cantidad de tiempo. Elimina los pasos de impresión, archivo y búsqueda manual de documentos en papel que son una pérdida de tiempo. Su proceso de recuperación de registros se reduce a unos pocos clics del mouse. Para muchas empresas, este simple cambio en todos los ámbitos reduce una cantidad muy significativa de horas perdidas recuperadas para otras tareas que aumentan la productividad de los empleados.
• Mejor acceso – El almacenamiento digital de documentos en la nube hace que su organización sea más flexible al instante. Si tiene una reunión tardía en toda la ciudad, por ejemplo, ¿qué sucede cuando descubre que necesita hacer referencia a un archivo que está en su oficina? Está atascado esperando hasta otro día para terminar su reunión, o debe continuar sin la información que necesita. O debe llamar a un empleado para que le envíe documentos en papel por fax. Con las operaciones sin papel, puede simplemente iniciar sesión, recuperar instantáneamente su archivo durante su reunión y mostrárselo a su cliente. Ahorrar este tipo de problemas logísticos y el costo de la imagen profesional de una empresa son beneficios importantes.
• Espacio guardado – Si piensa en términos de una sola hoja de papel, no ocupa mucho espacio de almacenamiento. Pero no lleva mucho tiempo acumular miles de páginas. Durante años de funcionamiento, una empresa puede acumular pilas y pilas de cajas de archivos. Estos pueden abarrotar los espacios de oficina y, en última instancia, requerir espacio de almacenamiento adicional (costoso). El funcionamiento sin papel libera armarios de oficina, salas de reuniones e incluso suites de oficina completas. Alternativamente, los archivos digitales no ocupan espacio físico. Se pueden almacenar en servidores remotos y se puede acceder a ellos desde cualquier lugar donde los necesite en el lugar.
• Mayor seguridad – El almacenamiento de documentos en la nube es más seguro que mantener información confidencial en archivos de papel almacenados en una oficina. Los documentos digitales están encriptados y protegidos por numerosas capas de seguridad. Y el acceso se puede restringir solo a usuarios de archivos de confianza. Además, los archivos digitales no corren el riesgo de perderse por incendio o robo.
• Ambientalmente sano – La empresa media utiliza más de 10.000 hojas de papel al año. Eso es aproximadamente igual a un árbol pequeño. Esto significa que si todas las empresas no tuvieran papel, se salvaría un bosque entero cada año. Los beneficios ambientales de dejar de usar papel no son tan obvios como el tiempo, los costos de papel e impresión y el ahorro de espacio, pero sin duda son importantes para toda persona de negocios, su familia y el mundo en el que debe vivir.

¿Cómo podemos convertirnos en una empresa sin papel?

Naturalmente, las ventajas enumeradas anteriormente son atractivas para todas las empresas. Todos los propietarios de empresas desean ahorrar dinero y espacio operativo, y mejorar la seguridad y aumentar la sostenibilidad. Por lo tanto, el valor para una empresa de no utilizar papel normalmente no es el problema que hace que los propietarios de empresas duden en hacer la transición a las operaciones sin papel. La preocupación habitual es sobre cómo para convertirse en una organización sin papeles. El mejor consejo es planificar su estrategia a fondo, comenzando con áreas de uso simple y de alto volumen, que pueden producir la mayor cantidad de reducción con una cantidad relativamente baja de confusión o interrupción de las rutinas diarias. Algunos ejemplos incluyen:

Haga un plan para la eliminación de documentos. – No hay forma de evitar el esfuerzo que necesariamente se dedicará a escanear documentos en papel existentes y convertir archivos físicos a digitales. Hay varias buenas opciones para deshacerse de una gran cantidad de documentos en papel, incluido el siguiente proceso de muestra de 3 pasos:

1. Colección de documentos – Marque cada documento después de escanear y organice los documentos escaneados de acuerdo con los criterios que considere más apropiados, tal vez en función de la fecha en que el archivo o documento se copió a formato digital.
2. Almacenamiento externo – Mueva todos los documentos escaneados que se han copiado en archivos digitales a una unidad de almacenamiento fuera del sitio durante un período de meses. Esto le permite eliminar los archivos, al tiempo que le da mucho tiempo para corregir un error que pueda haber ocurrido durante el proceso.
3. Destruir y disponer – Una vez transcurrido este período de almacenamiento de archivos, triture todos los documentos y elimine las cargas de manera segura. Entonces puede eliminar el almacenamiento y avanzar como una empresa sin papel.

Puede optar por omitir el paso 2, sin embargo, al menos durante las primeras rondas de conversiones de archivos masivos, puede ser aconsejable brindarle a su equipo esta red de seguridad.

Explique «Por qué» se está realizando el cambio. – Para ayudar a los empleados a mantenerse comprometidos, ayúdelos a comprender claramente el razonamiento detrás de la empresa.

• No simplemente anuncie que la empresa dejará de utilizar papel. Es poco probable que esto haga que todo el equipo participe plenamente en el proyecto.

• Hacer explique «Por qué» se está realizando el cambio. Esto aumentará sus probabilidades de éxito general en una transición sin problemas y eficiente.

Implementar nuevos protocolos – Al reducir o eliminar el uso de papel en sus operaciones, no hay forma de evitar volver a crear algunos de sus procesos comerciales para incorporar procedimientos que hacen que el papel sea innecesario.

• Empiece a generar informes en formato PDF. Esto permite a los revisores ver y comentar archivos en una computadora portátil o incluso en un teléfono inteligente.
• Capacite a los usuarios de teléfonos inteligentes para que utilicen aplicaciones que capturan el contenido de los archivos en papel y los conviertan en archivos digitales.
• Elimina los requisitos para que los documentos impresos se firmen en papel. En su lugar, utilice recursos de firmas en línea.

Hacer que el papel sea inconveniente – Por último, comience a hacer que sea inconveniente para los participantes internos y los miembros externos de la cadena de suministro utilizar papel para interactuar con sus sistemas comerciales. Entre otros métodos:

• Permita el uso de dos monitores en computadoras de escritorio, para brindar a los empleados abundante espacio en la pantalla para cargar documentos.
• Desactive las funciones de impresión en las computadoras.
• Regístrese para recibir extractos de facturación sin papel de proveedores y proveedores de servicios.
• Elimine las impresoras, fotocopiadoras y máquinas de fax de las oficinas.

Con el tiempo, el funcionamiento sin papel se convertirá en un hábito para los empleados y, por el contrario, los modos de funcionamiento obsoletos cargados de papel parecerán muy onerosos, que consumen demasiado tiempo, que son propensos a errores y menos eficientes en general.

¿Qué papel podemos eliminar?

Documentos internos – Comparta archivos sin imprimirlos. Acceda a los archivos almacenados en una unidad compartida y / o use las funciones para compartir archivos de Google Docs, las funciones de edición de documentos interactivos de Microsoft Office 365, Basecamp o uno de varios otros sistemas para compartir y / o colaborar en documentos.

Extractos de facturación – Ahorre gastos de envío, papel, sobres y horas de trabajo coordinando facturas y cheques, enviando facturas y pagos por correo y emitiendo recibos. Y realice un seguimiento de sus pagos de forma mucho más rápida y sencilla. Hoy en día, muchas empresas incluso ofrecen incentivos para que administre las cuentas de su empresa en línea.

Archivos grandes – Para compartir con frecuencia archivos grandes, un sistema de transferencia de archivos puede ser útil, además del acceso limitado a carpetas compartidas en unidades internas compartidas. Dropbox es una opción popular para crear carpetas de grupo y distribuir informes rápidamente, y Office 365 proporciona una variedad de alternativas de informes similares, así como funciones de modificación de informes y funciones de vista rápida, con diversos grados de acceso de usuario para ver y modificar informes. YouSendIt también permite compartir y almacenar archivos grandes.

Documentos de reuniones – Para los folletos durante las reuniones y presentaciones, TeamViewer proporciona a los usuarios acceso remoto a la visualización del proyecto en las pantallas de las computadoras en red durante todo el día, a través de cualquier otra computadora o teléfono inteligente.

Documentos escaneados y enviados por fax – Muchas empresas aún dependen del escaneo y / o el envío de faxes, incluso cuando están rodeadas de soluciones digitales en línea y de otro tipo. TurboScan es una aplicación fácil de usar que le permite usar la cámara de su teléfono celular como un escáner y convierte las imágenes capturadas en archivos PDF para enviar por correo electrónico. Y eFax.com transmite los archivos PDF enviados por correo electrónico directamente a la bandeja de entrada de su correo electrónico.

Servidores internos – Eliminar las prácticas de redacción de cartas en papel, contratos, documentos de ventas, memorandos entre oficinas, boletines informativos de la empresa, materiales de capacitación, procedimientos operativos, procedimientos de seguridad, documentación de procesos, registros de nómina, cuentas por cobrar, registros de almacén y envío, gráficos de inventario, libros de contabilidad, informes contables, y cualquier otro archivo en papel que pueda compartirse y almacenarse digitalmente. Mantenga tanto como sea posible en servidores en la nube y trate los servidores de red internos como lo que son, espacio operativo digital premium que se racionará como almacenamiento, si es posible, para usarlo según sea necesario para ciertos propósitos únicos.

Recuerde, dejar de usar papel no ocurre en un solo día o semana. Reducir la dependencia de su empresa de la documentación en papel y avanzar hacia un modo de operación completamente digital requiere estrategia y paciencia. Una transición completa puede llevar años para algunas empresas. Pero, al incorporar la estrategia relativamente simple descrita anteriormente, puede simplificar el proceso, reducir el riesgo de errores y optimizar la eficiencia de la conversión.