Contabilidad para pequeñas empresas: aceptación de pagos en línea

Estamos orgullosos de servir a una amplia gama de clientes, desde PYMES que recién comienzan a encontrar un punto de apoyo sólido hasta aquellas con una rentabilidad floreciente. Como tal, estamos acostumbrados a responder preguntas de contabilidad de pequeñas empresas en todas las etapas del desarrollo empresarial. Desde si los pronósticos financieros indican que una inversión comercial importante es para preguntas sobre si alquilar o comprar hasta cómo manejar un evento financiero inminente, nuestros contables y controladores tienen una experiencia considerable navegando por aguas "inexploradas" para propietarios de PYMES.

Para algunos de nuestros clientes en etapas anteriores, ingresar al mundo del pago de facturas en línea puede ser una producción intimidante. Las preguntas sobre si aceptar o no pagos en línea, si las funciones automatizadas mejorarán la eficiencia y si los nuevos sistemas serán difíciles de aprender o monitorear, todos deben considerarse antes de tomar una decisión de este tipo. Afortunadamente para ti, hemos dado la vuelta a este bloque varias veces.

¿Mi empresa debe aceptar pagos en línea?

Muchas empresas le harán creer que la decisión de aceptar pagos en línea es básicamente una "obviedad". Y en muchos sentidos, esto es cierto. Después de todo, puede establecer un rastro de papel digital fácil de rastrear para generar, enviar y dar seguimiento a las facturas. En "papel", es una solución mejor que la gestión de facturas en papel en prácticamente todas las comparaciones que podamos imaginar.

Entonces, ¿por qué es esto siquiera una pregunta?

Bueno, porque existe la teoría de automatizar y agilizar el pago de facturas a través de métodos en línea - nuestros favoritos incluyen Bill.com y dentro de QuickBooks - y luego está realmente hacerlo. Si sus cuentas que reciben información no está a la altura, sus registros están por todas partes, sus libros no tienen ningún sentido y su facturación sin un proceso claro, entonces es posible que se esté llevando a cabo un proyecto bastante importante. Pero incluso si esto le suena familiar, ¿esto significa de repente que el pago de facturas en línea no está en sus tarjetas?

Por supuesto que no.

Limpieza de cuentas por cobrar

Limpiar sus cuentas por cobrar es fundamental para automatizar y habilitar con éxito el pago de facturas en línea. Puede seguir adelante y simplemente permitir que las facturas actuales se paguen en línea sin hacer el trabajo atrasado, pero sus datos solo son tan buenos como están configurados. Si desea poder crear informes de antigüedad de AR, hacer un seguimiento de las facturas impagas, evaluar los intereses y las multas, o simplemente tener una instantánea clara de su panorama financiero, entonces necesita limpiar sus cuentas por cobrar antes de activar la factura en línea. características de pago.

Verifique sus integraciones

¿Tiene un CRM con algunos datos de facturación o pago y un archivo de contabilidad con el resto? ¿Sus sistemas se comunican entre sí? Si no lo hacen, no le hará ningún favor a su contabilidad al introducir otro sistema más a la mezcla. Tómese el tiempo para asegurarse de que sus sistemas funcionen bien y que sus datos se sincronicen entre plataformas. Puede que le lleve un poco más de tiempo comenzar, pero al final le ahorrará innumerables horas.

Verifique sus márgenes de beneficio

Aceptar pagos de facturas en línea viene con un precio, denominado tarifas de servicio comercial. Por lo general, son deducibles de impuestos, lo que ayuda a reducir la carga, pero aún debe tenerlos en cuenta en su presupuesto general. Por supuesto, si puede reducir las horas de trabajo dedicadas a generar facturas y rastrear los pagos atrasados, es muy posible que al final esté reduciendo sus gastos generales.

Cuentas por cobrar como en 2014

Finalmente, y este es uno importante, aceptar pagos de facturas en línea puede ser simplemente algo en lo que solo necesita ingresar al juego. Con todo el mundo moderno avanzando hacia las automatizaciones, la conectividad en línea y el soporte basado en la nube, renunciar a esto puede, en última instancia, costarle a usted a largo plazo. Después de todo, sus clientes tienen ciertas expectativas y, a menudo, se extienden más allá de sus productos y servicios básicos. El pago de facturas en línea proporciona una gran variedad de funciones relacionadas con el servicio al cliente, entre las que se destaca la conveniencia y la facilidad.

Si aún tiene dudas sobre si acepta pagos de facturas en línea o cómo implementar los sistemas que necesita para que funcionen, nuestros profesionales de contabilidad pueden ayudarlo a comenzar a trabajar. Programe una consulta gratuita hoy.