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Guía del CEO para elegir servicios de contabilidad

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Al tomar la decisión de qué tipo de equipo o proveedor de servicios debe manejar los servicios de contabilidad de la empresa, el director ejecutivo o el propietario deben estar atentos a muchos factores, algunos de los cuales pueden no estar siempre de acuerdo. Para garantizar un futuro eficiente, eficaz y rentable, se debe considerar todo, desde la calidad y la experiencia del servicio hasta el costo y la escalabilidad. Evaluar y elegir la opción correcta requiere marcar muchas casillas, pero esta guía debería ayudarlo a mantenerse al tanto de una decisión exitosa.

Designar un equipo de revisión interna

Es necesario incorporar a las personas de la empresa. Comience abriendo una discusión sobre cómo su empresa está manejando actualmente la contabilidad y dónde son necesarias las mejoras. Trate de no incluir opiniones personales, acusaciones y acusaciones para asegurarse de que todos tengan una oportunidad justa de contribuir con apoyo positivo. Es posible que tenga uno o dos eslabones débiles en su sistema actual que no llegarán a la etapa final, pero este no es el lugar para abordar esos cambios. En lugar de eso, enfóquese en resaltar la «lista de deseos» para el nuevo sistema y servicios. Puede encontrar que muchas cosas no pueden ser manejadas por un equipo interno, lo que ayuda a reducir sus selecciones a servicios de contabilidad externos o subcontratados.

Investigar diferentes opciones de servicios de contabilidad

Ahora que tiene un equipo en su lugar, cree una lista corta de los «tipos» de servicios que atenderán sus necesidades. Para algunos, esto puede implicar la contratación de un consultor externo o director financiero. Para otros, puede significar la subcontratación de todo el departamento de contabilidad. Su equipo debe tener una buena idea de sus lagunas y requisitos.

Definir expectativas y entregables

Querrá definir una visión de su futuro a través de preguntas, como ¿qué necesita su empresa para completar sus tareas contables de manera efectiva y cómo lo ayudará un proveedor de servicios de contabilidad? Establezca un marco de tiempo para lanzar y administrar un nuevo sistema de contabilidad. Si es necesario comprar un nuevo software, establezca un plazo de implementación. Los servicios contables profesionales deberían poder ayudarlo a visualizar su futuro incluso antes de seleccionar uno. Los mejores podrán ayudar a administrar su visión para el futuro porque saben mejor que nadie qué es una configuración ideal y cuál es un marco de tiempo correspondiente realista.

Ponlo en el presupuesto

El costo de un nuevo proveedor de servicios de contabilidad deberá ajustarse al presupuesto de su empresa. Asegúrese de obtener cotizaciones detalladas de los proveedores de servicios, para que comprenda la variedad de diferentes servicios que ofrecen. Recuerde que hay más en una tarifa determinada que solo la cantidad. Lo que recibe a cambio de una tarifa mensual, el calibre de los profesionales que realizan el trabajo y la confiabilidad y continuidad del equipo deben influir en la evaluación de los precios y la asequibilidad. Si necesita comprar un nuevo software o integraciones contables, asegúrese de poder justificar los costos más altos. Si la inversión es razonable y está en línea con su presupuesto, entonces el equipo puede avanzar en la evaluación de posibles proveedores de servicios de contabilidad.

Reúna las opciones de servicios de contabilidad

Aquí comenzará a evaluar opciones para nuevos servicios de contabilidad y comenzará los siguientes pasos para crear una lista de proveedores potenciales. Solicite referencias de empresas y colegas de su industria. Los proveedores y revendedores también pueden brindarle consejos sobre cómo reducir el proceso de selección para encontrar el mejor proveedor para las necesidades de su empresa.

Revisión de servicios contables

Los posibles proveedores de servicios deberían poder ofrecerle una imagen clara de las expectativas y los resultados. Solicite demostraciones para que pueda ver cómo funcionan, ejemplos de informes financieros y ejemplos de estudios de casos de clientes actuales o anteriores. También deberían poder proporcionarle testimonios y referencias de clientes actuales. Si tiene necesidades muy específicas debido a una industria de nicho o requisitos reglamentarios, solicite referencias específicas de los clientes en esas industrias para asegurarse de que sepan cómo administrar sus necesidades únicas.

Por último, asegúrese de presentar a los miembros de su equipo que guiarán, interactuarán y gestionarán su nuevo proveedor de servicios de contabilidad. Quiere asegurarse de que todos puedan jugar bien juntos, con líneas abiertas de comunicación, facilidad de acceso y sin egos o actitudes que obstaculicen la productividad.

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