¿Es el software de contabilidad en la nube un buen retorno de la inversión?

Dada la adopción generalizada de software basado en la nube en todas las industrias y plataformas tecnológicas, es fácil ver cómo el software de contabilidad basado en la nube también ganaría tracción en todo el espectro de la tecnología contable. Además, como es probable que las herramientas de contabilidad basadas en la nube aumenten su popularidad en los próximos años, el CEO prudente debe considerar si la conversión a un sistema de contabilidad basado en la nube es una buena decisión para el ROI. Si bien recomendamos discutir sus opciones con un servicio de contabilidad o un proveedor de contabilidad subcontratado para saber si estas oportunidades son adecuadas para su negocio, lo siguiente debería ayudarlo a comenzar su investigación.

Suscripción frente a pago por adelantado

Las versiones de escritorio del software de contabilidad, especialmente las que se escalan a nivel empresarial, pueden ser inversiones muy costosas en miles de dólares anuales, luego multiplicadas por las licencias de usuario requeridas o las tarifas de mantenimiento. Las actualizaciones anuales, el soporte de TI, la capacitación profesional continua y otros costos indirectos aumentan los gastos relacionados con la administración del software de contabilidad en el sitio.

Por el contrario, el software de contabilidad basado en la nube generalmente se basa en suscripción, con tarifas más bajas facturadas mensualmente. Si bien las tarifas nunca desaparecen y usted nunca “posee” el software, los costos de mantenimiento, actualizaciones y servidores corren a cargo del proveedor del software. Si los servidores necesitan expandirse para incluir más usuarios o se requieren actualizaciones, estas serán manejadas por el proveedor y generalmente sin ningún costo adicional para usted. Tenga en cuenta que el control sobre cuándo y cómo se administran las actualizaciones tampoco está bajo su control, pero las empresas de software de contabilidad generalmente harán todo lo posible para realizar mejoras importantes con frecuencia y sin problemas.

Acceso a la información

A menos que esté manteniendo un punto de acceso remoto en el servidor de su empresa (lo que sin duda agrega preocupaciones de costos), es probable que esté limitado en dónde y cómo puede acceder a sus estados financieros con una solución de escritorio. Esto puede estar bien para la forma en que administra sus procesos de contabilidad, pero si necesita acceso en tiempo real desde cualquier lugar, tiene varios usuarios que requieren acceso desde diferentes ubicaciones físicas o trabajan en conjunto con un servicio de contabilidad subcontratado, entonces debe garantizar el acceso remoto. está disponible. El software de contabilidad basado en la nube generalmente presenta una estructura de "acceso desde cualquier lugar", lo que permite a varios usuarios iniciar sesión y actualizar información, descargar informes o ejecutar extractos independientemente de dónde se encuentren.

Seguridad y control de datos

Poder trabajar dentro de un libro mayor desde múltiples ubicaciones pone en duda la capacidad de proteger los datos financieros confidenciales. A primera vista, es posible que el software en la nube no parezca tan seguro como los datos almacenados en el escritorio debido a las recientes brechas de seguridad de los datos y la facilidad de acceso, pero la información almacenada en la nube generalmente está protegida a través de puntos de entrada seguros cifrados y solo se puede acceder a ella mediante un inicio de sesión protegido con contraseña. En caso de robo y daños físicos, la información se guarda de forma segura fuera del sitio, por lo que, en caso de robo de una computadora portátil, los únicos que tienen acceso a los datos contables son los que tienen el nombre de usuario y la contraseña de la cuenta. El uso de una solución de almacenamiento de datos basada en la nube también protege la información contable en caso de incendio, inundación u otra emergencia, lo que puede no ser el caso de los datos almacenados en los servidores locales de su oficina.