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Maneras de mejorar la eficiencia de su departamento de cuentas a pagar

Mejora de la eficiencia de las cuentas por pagar redimensionado 600Muchas empresas comienzan con prácticas contables bastante desordenadas, especialmente cuando se trata de cuentas por pagar y cuentas por cobrar. Si se mantienen libros, es muy probable que la empresa utilice las prácticas contables de caja, en lugar del método de acumulación. Y esto puede causar estragos en los informes de cuentas por pagar, especialmente a medida que un negocio crece hasta convertirse en una empresa con ingresos anuales de millones. ¿Cómo puede mejorar los procedimientos de cuentas por pagar de su departamento de contabilidad para hacerlos más eficientes?

Exploración de la contabilidad de base de efectivo y devengo

En primer lugar, ayuda a comprender la diferencia entre la base de efectivo y la contabilidad de acumulación (o devengo). Los propietarios de pequeñas empresas y los propietarios únicos suelen utilizar la contabilidad de caja.

En la contabilidad de caja, los ingresos se informan cuando se recibe el efectivo y los gastos se informan cuando se paga el efectivo. En la contabilidad de acumulación (o devengo), los ingresos se informan cuando se recibe el efectivo, pero los gastos se informan cuando ocurren.

Cuentas por pagar: por qué es importante la contabilidad de devengo

Como puede ver, hay una pequeña (en proceso), pero gran diferencia (en principio) entre los métodos contables. (Hay otros, pero no los analizaremos con el propósito de este blog). Veamos por qué hace una gran diferencia en el presupuesto y la rentabilidad de una empresa.

Supongamos que sus cuentas por pagar suelen retrasarse y deja que su factura de teléfono se deslice durante tres meses. Ahora está pagando una factura de teléfono tres veces el tamaño habitual, todo en un mes. Y, si está utilizando la contabilidad de caja, también está registrando el gasto en ese mes. Sus gastos de los dos meses anteriores parecerán inusualmente pequeños, mientras que los gastos de ese tercer mes se inflarán artificialmente.

Esto hace una gran diferencia, incluso si paga sus facturas a tiempo, si tiene términos Net-30, Net-60 o Net-90 con los proveedores. También puede marcar una gran diferencia en los estados financieros de sus cuentas por pagar cuando presenta y paga impuestos trimestrales.

Lo más importante es que no coincide con los gastos incurridos con los ingresos relacionados que pueden ayudar a generar. Esto es especialmente importante si tiene inventario, si es un contratista que compra materiales para proyectos específicos o incluso si es una empresa de tecnología que tiene que realizar grandes inversiones en hardware, software o talento para el desarrollo o lanzamiento de productos específicos.

Una mejor manera de registrar cuentas a pagar

Cuando su departamento de cuentas por pagar cambia a la contabilidad de acumulación y comienza a registrar los gastos cuando se incurre en ellos, es más fácil:

  • medir la rentabilidad de su empresa en un período de tiempo determinado
  • realizar funciones de costeo del trabajo
  • reducir gastos específicos, porque los puede detectar más fácilmente
  • realizar pronósticos financieros

A medida que una empresa crece, los aspectos de las prácticas contables que no parecían importantes se vuelven críticos para el éxito y el crecimiento continuo. ¿La baja? No todos los propietarios de negocios o contables a tiempo parcial saben cómo utilizar la contabilidad de acumulación (o devengo). Esto podría ser una indicación de que es hora de invertir en un servicio de contabilidad que pueda administrar sus cuentas por pagar de la forma en que debería hacerse, además de proporcionar todos los demás servicios de contabilidad que necesitan las empresas en rápido crecimiento.

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