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Consejos contables: comprender las diferencias entre divisiones y clases

Divisiones y clase en contabilidadLa capacidad de clasificar transacciones contables por divisiones y clases definidas por el usuario en QuickBooks es una excelente manera de rastrear y analizar qué áreas de su negocio son las más rentables. Desafortunadamente, muchas empresas y especialistas en contabilidad no aprovechan al máximo esta opción porque no comprenden claramente la diferencia entre divisiones y clases y cómo usarlas. Con suerte, los siguientes ejemplos aclararán algo de la confusión.

Usar divisiones en QuickBooks

Si desea que sus servicios contables o de contabilidad y contralor subcontratados proporcionen informes de pérdidas y ganancias separados para diferentes áreas de su negocio, la creación de divisiones les permitirá hacerlo. A continuación, se muestran ejemplos de configuraciones de divisiones en QuickBooks para diferentes modelos de industria:

  • Servicios de contabilidad: nómina, cuentas por pagar, facturación, servicio completo
  • Contratista Mecánico: Servicio Residencial, Servicio Comercial, Construcción Nueva
  • Contratista Constructor: Baños, Cocinas, Toda la Casa, Reparaciones

Como puede ver con el ejemplo del contratista mecánico, la forma en que elige dividir sus servicios depende totalmente de usted y puede ser diferente de un negocio a otro. Al seleccionar una división al crear una factura, los ingresos de la factura se etiquetarán adecuadamente para esa división. Seleccione una división al ingresar una factura de proveedor para registrar los costos de materiales o servicios específicos para esa tarea. Con este proceso implementado, una empresa puede ejecutar informes de pérdidas y ganancias de la división, que muestran los ingresos, los costos y las ganancias brutas en distintos roles dentro de la empresa.

Usar clases en QuickBooks

Las clases operan de manera similar a las divisiones; sin embargo, cada artículo de línea en una factura de proveedor o factura de cliente puede tener una designación de clase separada. Las clases pueden ser números de trabajo individuales o nombres usados ​​con o sin divisiones. Se puede proporcionar un análisis más profundo de una división mediante subsecciones representadas por clases. A continuación, se muestran ejemplos de formas en que las clases pueden aportar más información a una empresa.

Por subsecciones de servicio:

  • División = Servicio residencial: Clases = Plomería, Calefacción, Aire acondicionado
  • División = Servicio Comercial: Clases = Plomería, Calefacción, Aire Acondicionado
  • División = Nueva construcción: Clases = Plomería, Calefacción, Aire Acondicionado

Por número de trabajo:

  • División = Servicios de nómina: Clases = Trabajo 1001, Trabajo 1002, Trabajo 1003, Trabajo 1004
  • Sin división, clases = trabajo 100, trabajo 203 (cliente A) trabajo 241 (cliente B)

El uso de números de trabajo o nombres como clases facilita la contabilidad externa para contratistas o proveedores de servicios. Esto puede ser especialmente beneficioso cuando los clientes de un contratista pueden tener varios proyectos facturados a lo largo de un año. El contable del contratista puede ejecutar un Informe de pérdidas y ganancias por clase para ver rápidamente qué trabajos fueron los más rentables.

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