El envejecimiento es un proceso de contabilidad que le indica cuánto tiempo ha tenido un activo o cuánto tiempo ha estado impaga una factura. A diferencia de los índices de rotación, que le brindan promedios, el envejecimiento rastrea artículos de línea específicos y puede ayudarlo a identificar valores atípicos.
El primer paso en el proceso de envejecimiento es enumerar cada artículo en una cuenta, como todas sus facturas pendientes en cuentas por cobrar. Luego, divida la lista por rango de fechas. El uso de intervalos de 30 días es común, por lo que un informe de antigüedad de cuentas por cobrar tendría una columna con todas las facturas emitidas en los últimos 30 días, todas las facturas emitidas hace 31 a 60 días, etc.
Cuando recibe este informe de los servicios de su controlador, puede identificar qué elementos específicos necesitan atención e identificar tendencias más amplias. A continuación, se muestran algunas de las lecciones que puede aprender de cada tipo de informe de envejecimiento.
Lecciones aprendidas del envejecimiento de las cuentas por cobrar
El primer paso que debe tomar cuando reciba su informe de antigüedad de cuentas por cobrar es trabajar desde la factura más antigua e intentar obtener el pago inmediato. Hay tres lecciones que puede aprender del número de facturas en cada grupo y los montos totales pendientes en cada grupo.
Riesgo crediticio
Las cuentas por cobrar más antiguas representan un riesgo crediticio para su empresa porque, si los clientes no han pagado, una posible razón es que no pueden hacerlo. Compare la antigüedad general de sus cuentas por cobrar con los estándares de la industria para determinar si la cantidad de riesgo que está asumiendo es apropiada para su industria.
Además, observe a los clientes individuales. Si algunos tardan mucho más en pagar que otros, considere si debe ajustar los términos de su acuerdo o dejar de hacer negocios con los pagadores lentos para reducir su riesgo.
Prácticas de cobranza
A veces, las cuentas por cobrar más antiguas son un signo de prácticas de cobranza débiles. Algunos clientes simplemente esperan hasta la segunda o tercera factura o hasta que usted llama. Asegúrese de continuar con el seguimiento de las facturas pendientes, especialmente cuando el cliente tarda más que el promedio en pagar.
Asignación para deudas incobrables
Una conclusión final es la necesidad de que su balance refleje con precisión su estado financiero actual. Su balance general solo debe reflejar el 100 por ciento de las cuentas por cobrar si está razonablemente seguro de una tasa de cobro del 100 por ciento.
Si, por ejemplo, sabe que solo hay un 50 por ciento de posibilidades de cobrar las cuentas por cobrar de más de seis meses, debe anotar la mitad del valor de esas cuentas por cobrar.
Lecciones aprendidas de la gestión de inventario
El envejecimiento también puede arrojar luz sobre sus prácticas de gestión de inventario. El punto de acción inmediato es identificar el inventario que puede estropearse o volverse obsoleto y tomar medidas para moverlo, por ejemplo, ofreciendo descuentos.
A largo plazo, también debe considerar el costo de almacenar el inventario. Si bien la falta de existencias corre el riesgo de perder una venta, el espacio minorista y de almacén es valioso y podría destinarse a artículos adicionales o reducirse para reducir costos.
Si hay una discrepancia entre el envejecimiento de su inventario y su índice de rotación o el promedio de días para vender, puede indicar que no está ordenando nuevo inventario en los intervalos correctos o en las cantidades necesarias.
Lecciones aprendidas del envejecimiento de las cuentas por pagar
La antigüedad de las cuentas por pagar analiza las facturas que debe. Si bien demorar más en pagar las facturas podría ayudarlo a aumentar su flujo de efectivo, no siempre es la mejor opción. Es posible que se esté perdiendo los descuentos por pago anticipado o incurra en tarifas de financiamiento.
Si tiene cuentas por pagar más antiguas porque no puede pagar todas sus facturas, es hora de tomar medidas inmediatas para corregir el problema de flujo de efectivo subyacente.
Para obtener los mejores resultados, revise sus informes de antigüedad mensualmente para identificar cualquier elemento específico que necesite acción y para realizar un seguimiento del progreso de cualquier ajuste estratégico que realice.
Nuestros controladores son excelentes para ayudar a nuestros clientes a controlar sus cuentas antiguas. ¡Vea lo que está disponible para ayudarlo!