Regreso a la escuela: consejos de contabilidad para usuarios de TSheets de todos los niveles

Si eres nuevo en Seguimiento del tiempo de TSheets entonces es probable que las cosas parezcan un poco abrumadoras en este momento. No hay necesidad de preocuparse; al igual que en tu primer día de regreso a la escuela, las cosas parecen aterradoras hasta que puedes concentrarte en el olor fresco de las cubiertas de los libros y las nuevas gomas de borrar, o en cómo lograste afilar tus lápices con la longitud y nitidez exactas. Estamos aquí para proporcionarle esas mantas de seguridad; metafóricamente por supuesto.

[Photo Caption: We may not have security blankets, but we do send out a lot of ridiculously soft t-shirts.]

Comenzar con TSheets se puede dividir en algunos sencillos consejos y trucos de contabilidad y, fiel a su estilo, le daremos todos los detalles esenciales.

1. Nivel principiante: establecer una zona horaria y un día de inicio de la semana

Cómo hacerlo:

Puede establecer una zona horaria para su cuenta de TSheets iniciando sesión en su cuenta como administrador y luego haciendo clic en Configuración de la empresa. Una vez que lo hagas, en la primera ventana que se abre, usarás el menú desplegable para seleccionar tu zona horaria y el menú desplegable debajo para establecer el día de inicio de la semana. Guarde sus cambios. Seleccione su zona horaria actual, no es necesario que esté atento a los cambios con el horario de verano; nos encargamos de todo eso por usted. 🙂

Por qué lo quieres:

Porque sin él, las cosas se romperán. Ok, ok, eso puede ser un poco drástico, pero con toda seriedad, TSheets está destinado a realizar un seguimiento de su tiempo. Si no sabemos en qué zona horaria se encuentra, tenemos que adivinar lo que podría significar que sus horas se ven raras en los informes. Peor aún, si está vinculado a QuickBooks y detectamos una zona horaria diferente a la que ha establecido en QuickBooks, QB podría rechazar sus horas, definitivamente no son "buenos tiempos".

¿Interesado en más consejos para principiantes? Tenemos te tengo cubierto! ¿Ya pasó con gran éxito? ¡Genial, pasemos al nivel intermedio!

2. Nivel intermedio: configuración de códigos PTO

Cómo hacerlo:

Para realizar un seguimiento Tiempo libre pagado (o PTO) dentro de TSheets, todo lo que necesita hacer es hacer clic en Administrar códigos de trabajo o Administrar clientes, y luego hacer clic en el enlace "Administrar códigos de PTO" en la parte inferior de esa ventana. Allí se le presentará una ventana que le brinda opciones de preferencia sobre quién puede enviar PTO, notificaciones para gerentes y administradores, y días en los que se impide el PTO. También hay una pestaña con la etiqueta "Códigos PTO" y al abrirla se mostrarán todos sus códigos PTO (si los hay) y también le dará la capacidad de crear nuevos códigos, así como asignarlos a sus empleados, y configurar reglas de acumulación.

Por qué lo quieres:

Si tiene empleados asalariados y por horas, es muy probable que también necesite pista PTO como Vacation, Holiday, Sick, etc. Entonces, ¿por qué no realizar un seguimiento en el mismo lugar en el que realiza el seguimiento del resto de horas? TSheets hace que sea fácil para los empleados ingresar sus horas de PTO, así como sus horas regulares, lo que significa que toda la información de su hoja de horas estará disponible en un informe simple y fácil al final de cada semana o período de pago. Así es, TSheets dividirá sus horas regulares, horas extras y PTO, lo que garantiza no agregar horas PTO en los cálculos de OT para garantizar la precisión.

PTO es un gran lugar para sumergirse realmente en TSheets, pero siéntase libre de leer más recomendaciones intermedias si desea. Si se siente seguro, tal vez sea el momento de graduarse en algo un poco más avanzado.

3. Nivel avanzado: campos personalizados

Cómo hacerlo:

Ya que estamos en el tema de la personalización, parece el momento perfecto para mencionar el complemento Custom Fields disponible en TSheets. ¿La mejor parte? Configurar los campos personalizados es increíblemente rápido: todo lo que tiene que hacer es póngase en contacto con nuestro equipo de experiencia del cliente y te engancharán. Solo asegúrese de saber cómo desea que se llame su campo personalizado, si desea que sea obligatorio, si desea que sea una lista o un campo de entrada de texto de forma libre y si desea que esté disponible en todos los códigos de trabajo.

Por qué lo quieres:

Los campos personalizados le brindan una mayor flexibilidad para realizar un seguimiento del tiempo frente a más códigos de trabajoy retoma donde terminan las limitaciones en los códigos de trabajo. Por ejemplo, los códigos de trabajo le permiten rastrear el tiempo en una estructura jerárquica, pero los campos personalizados significan que puede rastrear el tiempo en una estructura más paralela (piense, algo de la columna A y luego algo de la columna B). algo que sus empleados siempre seleccionarán, como un conjunto específico de tareas o proyectos, puede crear un campo personalizado para eso (lo que significa configurarlo solo una vez) en lugar de enumerar esas tareas en todos y cada uno de los clientes. ¿La mejor parte? Los informes mostrarán y respetarán esa configuración, lo que significa que puede filtrar los informes por un campo personalizado específico que le brinda aún más poder sobre sus informes de hojas de tiempo. ¿Buscando por mas? Verificar funciones más avanzadas dentro de TSheets!

Si le gusta lo que ha aprendido sobre nuestro software de contabilidad aquí, ¡esté atento! Nos tomaremos un pequeño descanso, pero volveremos para analizar más funciones con aún más detalle para asegurarnos de que su cuenta de TSheets Time Tracking esté configurada para adaptarse perfectamente a sus necesidades.