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Cómo bloquear sus libros en 3 pasos con los servicios del controlador

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“Bloquear los libros” es un término que se usa para describir uno de los controles más críticos que se implementan cuando se utilizan los servicios de contabilidad en línea. Un servicio completo y de alta gama ofrecerá características que van mucho más allá de la simple contabilidad diaria y pueden incluir los beneficios adicionales que ofrecen los servicios de controlador dedicados.

Al generar informes financieros para un período específico, es responsabilidad del controlador «bloquear los libros» para que nadie pueda cambiar los registros financieros una vez finalizado el período del informe. Esto ayuda a mantener la integridad de los registros financieros de la empresa y elimina la posibilidad de errores costosos. Así es como funciona “bloquear los libros”.

Tres sencillos pasos para bloquear sus libros

    1. El controlador recibe los registros financieros de la empresa cliente del contable y los revisa para verificar su exactitud.
    2. En este punto, el controlador fija una fecha de cierre y “bloquea los libros”, lo que evita que se realicen cambios adicionales sin su conocimiento, así como sin el consentimiento expreso de la empresa cliente. Para mayor seguridad, los archivos financieros están protegidos por una contraseña que solo el controlador conoce.
    3. Luego, el servicio de contabilidad genera un informe y lo envía electrónicamente a la empresa cuyo informe financiero se acaba de preparar.

De vez en cuando, puede ser necesario realizar cambios en los registros si la información se recibe tarde o si se proporcionaron datos financieros inexactos al servicio de contabilidad. Cuando esto sucede, el controlador accede a los registros bloqueados y realiza los cambios solicitados. Una vez que esto se completa, para garantizar que todos estén en la misma página, el controlador genera un informe actualizado que reemplaza al original y lo entrega electrónicamente a la empresa cliente.

Por supuesto, la simplicidad de este proceso se basa en informes financieros oportunos, datos precisos y procesos y procedimientos establecidos. Sin los datos y el mantenimiento de registros adecuados, bloquear sus libros no será particularmente eficaz para garantizar la integridad de sus datos financieros. Asegúrese de crear y cumplir con políticas estrictas de mantenimiento de registros financieros para aprovechar al máximo el «bloqueo de los libros».

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