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Seguimiento del tiempo de los empleados: ¿por qué y cómo?

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Hacer un seguimiento del tiempo de los empleados no siempre es sinónimo de microgestión o desconfianza, aunque hacer que los empleados sean responsables del tiempo dedicado a la tarea suele marcar la diferencia, especialmente en empresas donde los servicios son en gran parte cuestión de tiempo dedicado a la entrega. Entonces, ¿cuáles son algunas de las razones por las que los empleadores deberían considerar hacer un seguimiento del tiempo de los empleados en la tarea?

Medir la productividad y la capacidad

Además de realizar un seguimiento de la asistencia y el ausentismo, las hojas de tiempo automatizadas también ayudan a medir la productividad y la eficiencia de los empleados en función de las horas reales dedicadas a completar una tarea determinada. El tiempo necesario para realizar una tarea se puede atribuir a dificultades prácticas, falta de habilidades, ambigüedad en las instrucciones o cualquier otra razón, todas las cuales señalan oportunidades de mejora en el lugar de trabajo. Los rezagados habituales pueden suponer una gran carga financiera para la empresa y, a menudo, necesitan una mirada atenta. Los datos de la hoja de horas pueden señalar lugares para que los gerentes concentren sus esfuerzos en una mayor eficiencia.

Facturación precisa al cliente

Para los trabajos facturados por hora, hacer un seguimiento del número de horas reales dedicadas al proyecto de un cliente es importante para asegurarse de que todo el trabajo duro sea compensado. La automatización del seguimiento del tiempo de los empleados garantiza que los datos registrados estén disponibles para las funciones de contabilidad subcontratadas y de teneduría de libros subcontratadas, lo que hace que el esfuerzo sea visible y rastreable.

Gestión eficaz de proyectos / tareas

La actualización diaria de los datos de la hoja de horas es imprescindible para asegurarse de que el trabajo avanza según lo programado. El seguimiento del tiempo ayuda a presentar una imagen clara del trabajo que se lleva a cabo en un proyecto determinado, lo que facilita el seguimiento y la gestión eficaz del proyecto o las tareas. Para los empleados de campo o los empleados que administran varios trabajos, los sistemas de seguimiento del tiempo automatizados ofrecen beneficios únicos para el seguimiento del tiempo móvil y la sincronización en tiempo real.

Autodisciplina y enfoque

Incluso los empleados más comprometidos pueden perder el enfoque cuando realizan múltiples tareas. Luchar contra las listas de tareas pendientes y las distracciones dificultan el seguimiento preciso del progreso. Hacer un seguimiento del tiempo mientras se trabaja en lugar de al final de cada día puede ser útil para evaluar la propia tasa de progreso y las razones del retraso. También puede ayudar a los trabajadores a considerar mejores alternativas, priorizar tareas cruciales, realizar solicitudes de ayuda proactivas o alertar a las personas mayores sobre posibles problemas.

Curiosamente, vigilancia Los hábitos de trabajo de los empleados pueden ayudar a identificar y combatir cualquier amenaza interna. El seguimiento del tiempo también ayuda en este proceso.

¿Cómo realizar un seguimiento del tiempo de forma eficaz?

Para las pequeñas empresas que pagan salarios por hora, la principal prioridad es simplemente asegurarse de que se les pague a los empleados por sus horas de trabajo reales. Un proceso de informe manual supervisado, una hoja de cálculo de Excel o tarjetas magnéticas automáticas pueden ser suficientes.

Para las PYMES que buscan integrar la asistencia de los empleados, los datos de la hoja de horas y el procesamiento de nóminas, una software de seguimiento del tiempo adecuado puede ser una alternativa más confiable y efectiva. El software de gestión de proyectos con funciones de seguimiento del tiempo también resulta valioso para las empresas que gestionan los proyectos de los clientes.

Conclusión

Independientemente de si una empresa emplea a un contable para realizar un seguimiento de los registros financieros o si utiliza servicios de contabilidad externos o servicios de teneduría de libros, el seguimiento del tiempo de los empleados puede ayudar a que las operaciones comerciales sean más rentables. Las hojas de horas automatizadas pueden ser una inversión empresarial valiosa; solo asegúrese de que se realicen las integraciones adecuadas con sus sistemas de contabilidad actuales.

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