Cómo realizar un seguimiento del tiempo e integrarlo con su contabilidad

Una de las tareas más difíciles para las empresas es realizar un seguimiento del tiempo de los empleados. Saber cómo sus empleados emplean su tiempo durante el horario comercial y en qué están trabajando es prácticamente imposible sin un seguimiento adecuado del tiempo. Cuando el seguimiento del tiempo se utiliza correctamente, puede resultar muy beneficioso para cualquier empresa; sin embargo, si se usa incorrectamente (por ejemplo, a través de la microgestión), puede generar empleados descontentos, mala moral de la empresa y una productividad y resultados insatisfactorios.

Explique el seguimiento del tiempo a los empleados

Cuando decide implementar un sistema de seguimiento del tiempo, es fundamental que las razones y los beneficios se comuniquen al personal antes de la implementación. Explique no solo la motivación de la empresa para realizar un seguimiento del tiempo, sino que explique cómo el seguimiento adecuado del tiempo apoyará el crecimiento positivo.

Tenga cuidado de no sonar como "hermano mayor" cuidando de sus hombros. En su lugar, explique que el seguimiento del tiempo proporcionará (entre los siguientes):

• La capacidad de detectar áreas para capitalizar la productividad.
• Oportunidades para mejorar el flujo de trabajo de la empresa
• Reconocimiento por las mejores oportunidades de promoción y desempeño
• Perspectiva macro para el desempeño agregado de la empresa y big data para decisiones estratégicas futuras

Elegir el programa de seguimiento del tiempo adecuado

Las aplicaciones de seguimiento del tiempo de hoy ofrecen una amplia gama de funciones e integraciones. Si tiene empleados de campo o remotos, costos de trabajo o necesidades de seguimiento de clases, quiere asegurarse de que puede crear códigos personalizados y tener registros y actualizaciones remotos desde el campo.

También desea asegurarse de que el programa de seguimiento del tiempo se integre con su software de contabilidad. Por ejemplo, TSheets, uno de los favoritos de FacturacionenLinea.mx, se integra con QuickBooks y ofrece actualizaciones de campo a través de mensajes de texto o aplicaciones para teléfonos inteligentes.

Gestión de proyectos y análisis de rentabilidad

Saber cuánto tiempo dedican sus empleados a cada proyecto o cliente específico puede ayudarlo a determinar qué proyectos, líneas de productos o tipos de clientes específicos son los más rentables, o los más costosos, para su empresa. Anime al personal a actualizar el tiempo en tiempo real para que pueda medir dónde está progresando el personal en los proyectos y dónde podría estar colgado.

Si su aplicación de seguimiento del tiempo ofrece notas, el personal puede actualizar con información sobre por qué algo puede haber demorado más de lo esperado o si hubo un problema o un problema inesperado. Incluso puede identificar qué proyectos y clientes podrían estar creando problemas y ajustar las tácticas más rápido que esperar hasta analizar sus libros al final del trimestre.

El seguimiento del tiempo puede automatizar las hojas de tiempo de la nómina

Parte del software de seguimiento del tiempo que está disponible se puede utilizar para algo más que simplemente realizar un seguimiento del tiempo. También se puede utilizar para mantener hojas de tiempo. En situaciones en las que no está seguro de cuántas horas dedicaron los empleados a un proyecto específico, las hojas de tiempo facilitan mucho la tarea para la nómina.

Flujo de trabajo

El software de seguimiento del tiempo puede ayudarlo a comprender exactamente cómo está funcionando el negocio. Puede mostrarle en qué están dedicando los empleados su esfuerzo y tiempo, así como brindarle una descripción general del negocio. Con esta información, puede tomar decisiones sobre ajustes a ciertos proyectos, manteniendo lo esperado y alcanzando metas.

Costo

Todas las empresas pueden beneficiarse al mejorar sus resultados o al encontrar costos innecesarios en su presupuesto. Una contabilidad diligente puede ayudar con esto, al igual que llevar un registro del tiempo. Una vez que comprenda el flujo de trabajo del negocio, darse cuenta de dónde hay problemas se vuelve mucho más simple.

A medida que construya sus datos de seguimiento del tiempo y pueda realizar un análisis más completo, es posible que descubra que puede aumentar o disminuir ciertas líneas de negocio en función de sus resultados. Solo recuerde animar a sus empleados a que vean el seguimiento del tiempo como una forma de mejorar el futuro de la empresa en lugar de vigilarlos.

Si necesita ayuda para integrar un sistema de seguimiento del tiempo en su software de contabilidad y teneduría de libros, uno de nuestros expertos puede ayudarlo a ponerse al día y asegurarse de que sus libros estén en orden.