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Cómo comenzar con los servicios de contabilidad en línea

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Cuando una empresa está considerando realizar un cambio en sus servicios de contabilidad, se tienen en cuenta muchos factores y se realiza la debida diligencia. Una de las áreas de enfoque más críticas en un momento de cambio significativo es cómo administrar la transición de manera efectiva, y hacerlo puede significar en última instancia la diferencia entre una experiencia exitosa y positiva y el fracaso incluso de las funciones contables más básicas.

Describir los procesos y procedimientos contables actuales

Los líderes de la empresa y los gerentes de contabilidad saben mejor que nadie lo que está sucediendo actualmente dentro de la contabilidad de la empresa. Sin embargo, eso no siempre significa que están sucediendo las cosas CORRECTAS. Pero antes de hacer el cambio a algo que aparentemente está destinado a mejorar los datos financieros y los procesos contables, aún debe documentar su contabilidad actual.

¿Por qué? Bueno, porque tienes que asegurarte de no dejar caer la pelota sobre nada de lo que vives. Desde describir cómo administra los ingresos diferidos o la nómina hasta la transición de los protocolos de administración de gastos, todo comienza con la catalogación de todo lo que hace actualmente. Su proveedor de servicios de contabilidad en línea puede ayudarlo revisando sus archivos y ayudándolo a señalar todos los diferentes procesos y procedimientos que probablemente necesite.

Conecte los puntos a los nuevos servicios de contabilidad en línea

Si su nuevo servicio de contabilidad en línea ofrece análisis de archivos y documentación, hágalo. Esto a menudo lo aliviará de la carga de delinear todos sus procesos contables actuales y lo ayudará a garantizar que cada tarea anterior pase a una nueva tarea sin que nada se pierda. Si tiene algún personal de contabilidad que se va antes de la transición, esto también lo ayudará a asegurarse de no pasar por alto nada importante.

Haga preguntas de sondeo sobre seguridad y tiempo de inicio

Las propuestas, demostraciones y acuerdos siempre se ven brillantes y brillantes. Lleno de promesas y mejores formas de hacer las cosas, es fácil dejarse llevar por la emoción de los nuevos servicios que se hacen cargo. Sin embargo, si no hace preguntas de sondeo sobre qué esperar después de firmar, es posible que tenga un poco de dolor.

Asegúrese de saber quién administrará directamente su cuenta, sus calificaciones y credenciales, y su permanencia en la empresa. Pregunte sobre la duración del proceso de incorporación, si serán responsables de su contabilidad el primer día o si habrá alguna brecha, y qué debe hacer junto con ellos para ayudarlos. A menudo se da el caso de que estará más involucrado en lugar de menos en las primeras etapas de la transición, pero no querrá terminar sorprendido dos semanas después de su compromiso cuando no conoce los detalles.

Sepa quién es responsable de cada función de contabilidad y controlador

Su antigua forma de hacer las cosas puede haber incluido varios miembros del personal interno o un solo contador con demasiados sombreros. Es probable que un servicio de contabilidad en línea asigne a varios empleados a su cuenta, y sus responsabilidades pueden variar. Asegúrese de saber quién será responsable de qué tareas y a quién dirigirse para qué y cuándo. Te hará la vida mucho más fácil.

Tener una hoja de ruta de transición en su lugar desde el principio

Si ha hecho todo lo mencionado anteriormente, es probable que, naturalmente, haya comenzado a redactar una hoja de ruta para su transición. Desde los procesos antiguos de la empresa hasta los nuevos miembros del equipo, hay muchas partes móviles para la transición a los servicios de contabilidad en línea. El servicio adecuado puede ayudarlo a crear esta hoja de ruta y quitarle la carga tanto como sea posible. Solo asegúrese de tener una idea clara de las expectativas, los entregables y los requisitos antes de comenzar la transición y tendrá éxito.

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