Regrese a la escuela con las herramientas educativas de QuickBooks

Sabemos. Cuando descifraste tu copia de QuickBooks por primera vez, querías sumergirte y comenzar a generar facturas. Afortunadamente, QuickBooks es lo suficientemente intuitivo como para que pudieras hacer precisamente eso. Y su sistema de ayuda es tan sólido que pudo obtener respuestas a las preguntas de procedimiento rápida y fácilmente.

Pero hay mucho que decir a favor de hacer una pequeña copia de seguridad y aprovechar las innumerables herramientas educativas que ofrece QuickBooks. Incluso si ha estado usando el programa durante meses, es posible que desee explorarlos. No solo ahorrará tiempo con el sistema de ayuda, sino que también podrá encontrar mejores formas de realizar las tareas.

Aprende mirando
El Centro de aprendizaje de QuickBooks, una de las primeras cosas que vio cuando instaló el programa, siempre está disponible al hacer clic en Ayuda | Tutoriales del Centro de aprendizaje. Consta de numerosos tutoriales multimedia y enlaces a ayuda adicional. Como se muestra en la Figura 1, vale la pena echar un vistazo a los tutoriales antes de abordar un tema espinoso como Nómina.

Figura 1: Los innumerables tutoriales de QuickBooks lo ayudan a asimilar los conceptos básicos de procesos como Nómina.

Aunque puede usar las funciones de QuickBooks completamente desde los menús, la página de inicio del programa está diseñada para guiarlo a través de los procesos contables básicos. Si es muy nuevo en QuickBooks y / o contabilidad, puede usar la función Coach para comprender mejor el flujo. Haga clic en Mostrar sugerencias para el entrenador en el panel vertical a la derecha de la pantalla principal.

Como se muestra en la Figura 2, verá una pequeña "i" junto a algunos iconos. Haga clic en uno, como el que está al lado de Órdenes de compra. Los iconos relacionados se iluminan y junto a ellos aparecen números que representan su orden lógico. Pase el mouse sobre uno de los íconos para leer una breve descripción de la función. Cuando haya terminado, haga clic en Ocultar sugerencias del entrenador para que desaparezcan.

Figura 2: La herramienta Coach de QuickBooks establece el flujo de trabajo para los procesos contables primarios.

Otras opciones de asistencia
No importa cuánto estudie y se prepare, aún puede encontrarse con situaciones en las que necesite la mano de un experto. Podemos ser un recurso real aquí, ya que tenemos la experiencia para guiarlo a través de la instalación y configuración, procesos que son críticos para su relación continua y efectiva con QuickBooks. Y también podemos colaborar cuando se enfrente a otros obstáculos contables abrumadores.

Otra opción de ayuda experta es Intuit. La compañía ofrece un plan de soporte que puede o no estar dentro de su presupuesto, pero ciertamente es algo a considerar si anticipa que necesitará respuestas a preguntas frecuentes. El mejor valor es el Plan de soporte anual ($ 349 el primer año; $ 299 a partir de entonces). Obtiene soporte telefónico 24 × 7, servicios de copia de seguridad y recuperación de datos, y herramientas de aprendizaje solo disponibles con el Plan de soporte.

Intuit también alberga una presencia de soporte en línea en profundidad. Haga clic en Ayuda | Soporte para acceder a la página principal como se muestra en la Figura 3. Instalación, resolución de problemas (con guías de mensajes de error), administración de archivos de datos y de la empresa, procedimientos generales, todos están cubiertos allí. Puede buscar en la base de datos de soporte o navegar por tema. Estos y otros recursos están disponibles en el navegador integrado de QuickBooks (debe tener acceso a Internet para acceder a él, como ocurre con muchas otras funciones del programa; haga clic en Ayuda | Configuración de la conexión a Internet si aún no lo ha configurado).

figura 3:
El soporte en línea de Intuit para QuickBooks puede ayudarlo cuando esté perplejo.
Ayuda interactiva