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Cómo influye la inteligencia empresarial en las prácticas contables de las PYMES

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Los servicios de contabilidad son esenciales porque brindan una supervisión fiscal unificada que no puede obtener de ninguna otra fuente. Por supuesto, incluso las prácticas contables más completas plantean la antigua pregunta: «¿Quién vigila a los observadores?» Afortunadamente, las técnicas de inteligencia empresarial que emplea en otras áreas pueden proporcionar una respuesta.

¿Qué es la inteligencia empresarial?

Para los no iniciados, la inteligencia empresarial o BI simplemente implica un análisis constante y en profundidad de cualquier factor que defina como estándares para el éxito de la organización. Como mínimo, por ejemplo, su equipo de marketing digital puede producir informes que detallen el ROI individual de cada campaña de redes sociales que realizan. Las evaluaciones de BI más efectivas desglosan las cosas aún más. Al elegir indicadores clave de rendimiento, o KPI, puede obtener información clara y completa de los datos operativos generales.

Volviendo al ejemplo de marketing, su equipo de expertos en redes sociales puede realizar un seguimiento individual de los KPI, como cuántas veces las personas comentan las publicaciones o siguen enlaces a su página de inicio. Debido a que estos comportamientos dan como resultado diferentes tasas de conversiones y compras, obtendrá una imagen más precisa de lo que vale la pena su esfuerzo. Al entrar en el meollo de la cuestión, la inteligencia empresarial arroja luz sobre lo que realmente hace que su organización funcione. Esta capacidad resulta útil cuando intenta implementar servicios de controlador efectivos.

¿Cómo se relaciona la inteligencia empresarial con la tecnología y la metodología contable?

El seguimiento de los factores del proceso empresarial puede revelar tendencias que impactan en sus resultados. Por ejemplo, un fabricante industrial que mantiene registros detallados de cuánto tiempo están en funcionamiento sus líneas de producción cada mes puede obtener información sobre los gastos operativos, como los pagos de servicios públicos. Si van más allá y comparan estas cifras con la frecuencia y el costo de las acciones de mantenimiento, es posible que puedan controlar los gastos al repensar sus programas de visitas a la fábrica y al servicio técnico.

BI también puede proporcionar a los líderes empresariales ejemplos que se traducen en prácticas contables más eficaces. Las herramientas de software de BI agregan y organizan grandes volúmenes de datos, por lo que dependen en gran medida de los informes, los paneles y los componentes de diseño para comprender lo que está sucediendo. Los equipos que utilizan estas herramientas suelen tener la tarea de personalizarlas y modificarlas para aumentar su comprensión. A medida que su empresa crece, tener un conocimiento firme de cómo comunicar datos complejos con claridad puede facilitar la gestión de tareas de contabilidad complicadas.

¿Puedo usar tácticas de BI en mi contabilidad?

Los indicadores clave de rendimiento no son solo para los gerentes de línea de producción, el personal de ventas minoristas y los equipos de marketing en Internet. Los departamentos de contabilidad los usan comúnmente para medir el desempeño, vigilar las tendencias e identificar soluciones válidas a los problemas en curso.

Tome su división de cuentas por pagar. Obviamente, le preocupan factores como los montos de las facturas, pero este no es el único KPI que vale la pena considerar. La recopilación de datos sobre cuánto tiempo se tarda en pagar una factura desde el momento de su recepción y la cantidad de errores en las facturas podría ayudar a sus servicios de contabilidad a identificar problemas críticos en los procesos existentes.

Los departamentos de cuentas por cobrar pueden usar el seguimiento de KPI para pronosticar los flujos de efectivo con mayor precisión al agrupar las cuentas abiertas por su antigüedad. El seguimiento de las disputas con los titulares de cuentas de crédito, las resoluciones de las agencias de cobranza y los litigios pueden darle una idea precisa de cuánto está gastando realmente en costos administrativos. Del mismo modo, si ofrece descuentos para clientes a empresas que pagan a tiempo, tiene sentido graficar este KPI contra el tiempo que sus facturas realmente esperan ser pagadas.

Finalmente, recuerde que los servicios de contabilidad pueden usar BI para cuantificar su propio desempeño. Los indicadores clave de rendimiento, como el tiempo que se tarda en corregir errores y qué tan bien funcionan las diferentes medidas de control de costos, son indicadores vitales de la eficacia de la contabilidad. Asegúrese de que el proveedor de servicios de contabilidad de su pequeña empresa sea transparente sobre sus metodologías de seguimiento y supervisión del progreso.

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