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Telecomunicaciones, viajes y tecnología: qué se debe tener en cuenta al gestionar las tres T de la gestión de gastos

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Administrar una empresa rentable se trata de controlar los costos lo suficiente como para que los ingresos superen los gastos y los márgenes sean lo suficientemente fuertes como para soportar ventas más lentas. Para muchas empresas, este control de costos comienza con costos universales básicos, como los salarios de los empleados y el alquiler de espacios. Pero necesitas profundizar más. Además de los gastos generales estándar que experimenta toda empresa, existe una variedad de otros gastos que son más dinámicos y variados que las facturas, como los servicios públicos. Estos gastos se conocen como las “Tres T” e incluyen costos de telecomunicaciones, viajes y tecnología.

Entendiendo las Tres T

La gestión de los gastos es una parte importante del control de las finanzas de su empresa, pero la tarea puede ser abrumadora cuando se juntan todos los gastos. Los costos como los salarios o la factura telefónica de la empresa son costos estándar de negocios. Ya sea que realice ventas o no, aún tendrá que soportar esos costos. Las Tres T son completamente diferentes en el sentido de que estos costos se relacionan directamente con sus ventas. Verá que sus gastos en telecomunicaciones, viajes y tecnología aumentan a medida que aumentan sus ingresos. Como tal, las Tres T deben administrarse por separado de sus gastos generales habituales.

Definición y gestión de telecomunicaciones

Telecom es el gasto relacionado con cualquier herramienta de telecomunicaciones. Esta categoría de gestión de gastos incluye tarifas telefónicas alámbricas e inalámbricas, así como los costos de teléfonos y dispositivos de comunicación. La categoría de telecomunicaciones puede parecer bastante sencilla —es el costo de los planes de telefonía celular e Internet de la empresa— pero, en realidad, puede ser una de las categorías de gastos más difíciles de administrar.

Gestión de gastos de telecomunicaciones (TEM) es un desafío porque la industria en sí es bastante complicada. Los planes cambian y las tecnologías evolucionan. Las empresas necesitan tener a alguien que esté al día en la industria de las telecomunicaciones para supervisar los gastos de la empresa. Y luego está el tema de la omnipresencia. La mayoría de los empleados usarán sus dispositivos y planes de telecomunicaciones para uso personal, al menos ocasionalmente, si no como un beneficio completo. Esto cambia la contabilidad de los dispositivos y podría causar excedentes en algunos casos.

Considerando viajar

La gestión de los gastos de viaje es otro tema. Los viajeros corporativos de EE. UU. Se hacen cargo 1,3 millones de viajes de negocios cada año, y no hay un estándar. Los motivos de los viajes varían, al igual que el hotel, el vuelo y los costos generales. Los precios fluctúan, cambian con las estaciones, la frecuencia de los eventos en el área, el momento de la compra y la conveniencia general de la ubicación, y eso dificulta el establecimiento de estimaciones para los gastos de viaje. Además, los clientes pueden tener diferentes expectativas de lo que su empresa hará con el vino y la cena, y eso también puede cambiar sus presupuestos de costos de viaje.

Exigir a los empleados que reserven a través de una agencia de viajes corporativa oa través de un único punto de contacto dentro de su empresa ayuda, pero incluso esa política tiene inconvenientes, ya que puede ser más barato para un empleado reservar directamente y recibir un reembolso. En última instancia, los informes de gastos de viaje son una necesidad, independientemente de los métodos de reserva, pero también deben establecerse expectativas claras. Por ejemplo, ¿es aceptable tomar un taxi? ¿Qué tal un Uber? ¿Cuándo, si es que alguna vez, es una opción volar en clase ejecutiva?

Supervisión de la tecnología

Finalmente, está el costo de tecnología considerar. “La gestión de gastos de tecnología se refiere a la gestión de recursos de inventario de tecnología, contratos, facturas y facturación”, explica CrowdReviews. A diferencia de los dos tipos anteriores de administración de gastos, este es más fácil de administrar ya que estos activos tecnológicos están controlados por la administración. También dependen de que la dirección decida si comprar nuevas tecnologías o no, por lo que existe un mayor grado de transparencia y control.

Sin embargo, sigue siendo una pendiente resbaladiza, especialmente si las personas que supervisan la compra de nueva tecnología no se involucran fácilmente en el uso o la comprensión de las necesidades relacionadas con la tecnología. La compra de nuevos equipos y software podría resultar en importantes ganancias de eficiencia, pero si existe una desconexión entre el tomador de decisiones y el usuario final, esta información podría perderse o malinterpretarse. Mantener ambas voces “en la mesa” ayudará a que las decisiones sean más productivas.

Prevención del gasto abusivo

Aparte de la naturaleza dinámica de las Tres T, también querrá rastrearlas por separado debido a la propensión al gasto abusivo en estas categorías. Sucede con facilidad y frecuencia. Los ejecutivos deben preguntarse si sus gastos en telecomunicaciones, viajes y tecnología reflejan la forma en que gastarían el dinero si fueran sus facturas personales, así como lo que la empresa está dispuesta a definir como costos normales de hacer negocios. Esto significa que un recibo de un restaurante de cinco estrellas o un boleto para un vuelo en primera clase puede cuestionarse o convertirse en motivo de acción disciplinaria si está por encima del estándar que la empresa desea establecer.

Cualquier gasto que se considere irrazonable, como una botella de vino cara en la cena, puede ser devuelto al socio cobrador y reembolsado por esa persona de manera apropiada. Las medidas de transparencia, como la exigencia de un recibo detallado, ayudan a combatir estos problemas, al igual que una política coherente en toda la empresa para que todos los empleados comprendan las reglas que se aplican en toda la empresa, así como las reglas específicas del puesto. Por ejemplo, un socio senior puede tener un presupuesto de gastos más alto o una capacidad de gasto discrecional que un asociado junior.

La gestión de los gastos de telecomunicaciones, viajes y tecnología es intrínsecamente diferente de supervisar otros tipos de gastos generales. Como tal, estos gastos requieren un sistema de gestión diferente. Los estándares universales y las políticas establecidas para las actualizaciones ayudan, pero deben cuantificarse y entenderse completamente, tanto desde el punto de vista operativo como tecnológico. Los servicios de contabilidad externos también pueden ayudar a su equipo interno de recursos humanos y operaciones a desarrollar, implementar y administrar un sistema integral de gestión y seguimiento de gastos.

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