Tres consejos para implementar un nuevo sistema de seguimiento del tiempo

Tiene hojas de asistencia repartidas por toda la oficina, su departamento de recursos humanos amenaza con renunciar porque averiguar quién se toma el tiempo de vacaciones es una tarea imposible y su sistema de registro para empleados pertenece a un museo. Sueña con alinear el tiempo dedicado a los proyectos con los presupuestos y las previsiones, pero no puede comprender cómo llegar de aquí para allá. En lugar de someterse a más estrés y complicar su contabilidad, considere implementar un nuevo sistema de seguimiento del tiempo con estos 3 consejos.

1. Hable con los empleados y el departamento de recursos humanos para determinar qué funciones quieren de un sistema de seguimiento del tiempo. Compare proveedores para encontrar un sistema que sea lo más conveniente y sencillo posible para reducir la cantidad de quejas que surgen al cambiar un sistema comercial integral. Desea tener un sistema que funcione para las personas que tienen que usarlo todos los días. Muchos sistemas de seguimiento del tiempo también se integran con otras soluciones de software, así que busque opciones que funcionen con sus aplicaciones existentes para optimizar las operaciones de su negocio.

Es posible que descubra que ciertas funciones son atractivas para sus requisitos comerciales específicos. Por ejemplo, los empleados de campo pueden beneficiarse de las aplicaciones móviles o el texto para registrar funciones. Su departamento de contabilidad puede necesitar una mejor automatización y sincronización con los sistemas actuales, como las integraciones de QuickBooks o la alineación de seguimiento de gastos. Asegúrese de que todos participen para no pasar por alto las funciones que realmente necesita.

2. Descubra cuánto tiempo lleva implementar el sistema de seguimiento del tiempo y si necesita deshabilitar su sistema existente mientras lo instala. Desea evitar la mayor cantidad posible de interrupciones en las operaciones comerciales diarias, especialmente cuando se trata de sistemas esenciales, como el seguimiento del tiempo de sus empleados para pagarles adecuadamente. Si no puede mantener su sistema existente mientras implementa una nueva opción de seguimiento de tiempo, asegúrese de guardar varias copias de los registros de tiempo para que la contabilidad se mantenga precisa durante todo el proceso. Hable con el proveedor para ver si maneja la instalación o si el proveedor ofrece servicios de instalación. Los principales proveedores o proveedores de servicios de contabilidad probablemente podrán ayudarlo con la capacitación y las integraciones de aplicaciones de terceros para ayudarlo a dominar el uso del software de seguimiento del tiempo.

3. Dedique el mayor tiempo posible a probar el nuevo sistema antes de ponerlo en funcionamiento. Si puede mantener su sistema de seguimiento del tiempo existente mientras implementa el nuevo sistema, tómese el tiempo para probar cada una de las funciones. Si tiene que apresurar el sistema de seguimiento para que esté en su lugar, asegúrese de priorizar las pruebas en sistemas esenciales, como el registro de horas de los empleados y la sincronización de QuickBooks, y preocúpese por las funciones opcionales cuando tenga tiempo.

No olvide sopesar el valor de un departamento de servicio al cliente receptivo: no desea poner en funcionamiento un nuevo sistema si la empresa que lo respalda no ofrece el soporte que necesitará cuando las cosas vayan mal. Ningún sistema es perfecto, por lo que no se trata de encontrar una empresa que sea perfecta, sino de encontrar un proveedor de soluciones de seguimiento del tiempo que trabaje con usted y respalde sus necesidades.

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